Рахунок-фактура в ексель та пдф

Рахунок-фактура (рахунок) може бути як самостійним документом, так і документом, який складається в доповнення до укладеного договору або підписаного акту приймання-передачі наданих послуг (виконаних робіт).

Слід зазначити, що укладання договору про постачання товарів чи надання послуг (виконання робіт) не є обов’язковим.

Таким чином у випадку, коли договір про постачання товарів чи надання послуг (виконання робіт) не укладається, рахунок, направлений (наданий) покупцю товарів чи замовнику послуг (робіт), є фактично пропозицією придбати товари (роботи чи послуги). В такому випадку оплата цього рахунку, по суті, є згодою придбати товари (роботи, послуги), перелік яких вказаний у рахунку-фактурі в кількості й за ціною, які в ній зазначені.

Однак рахунок-фактура також може бути складена та направлена покупцеві/замовнику як доповнення до договору, на виконання його умов. Наприклад, у випадку, коли довготривалим договором передбачено обов’язкове направлення рахунку на передплату за товари (роботи чи послуги), які планується придбати у відповідності до раніше укладеного договору. Також, як один із можливих варіантів, договором може бути передбачено направлення рахунку на адресу замовника після підписання акту приймання – передачі наданих послуг (виконаних робіт).

Бланк рахунку-фактури не є типовою формою і за потреби може змінюватись та доповнюватись необхідними реквізитами чи інформацією про товари й/або роботи чи послуги. Зазвичай рахунок-фактура містить назву (ПІБ ФОП) продавця (виконавця), його реквізити для оплати, найменування платника, дату та номер рахунку, назву товарів (робіт, послуг), їх кількість, ціну, загальну суму, що підлягає оплаті тощо.

У випадку внесення змін у форму рахунку-фактури ці зміни мають відповідати вимогам Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та Положенню про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого Наказом Міністерства фінансів України 24.05.1995 року № 88.

Рахунок підписується тією особою, яка його склала. У випадку відсутності найманих працівників рахунок-фактуру підписує керівник юридичної особи, а у випадку складання його підприємцем – сам ФОП. Однак у разі наявності великого штату найманих працівників рахунки-фактури можуть підписуватись відповідними працівниками, уповноваженими на такі дії організаційно-розпорядчими документами юрособи чи ФОП.

Рахунок-фактура може бути підписаний як у паперовому, так і в електронному вигляді. Докладніше про електронний документообіг можна почитати в моїй статті «Електронний документообіг між контрагентами».