Електронний документообіг між контрагентами
В останні роки електронний документообіг став звичним явищем. Разом із тим якщо ви вирішили відмовитися від паперових документів і у взаєминах із вашими контрагентами (постачальниками, покупцями, замовниками тощо) використовувати виключно електронні документи, варто пам’ятати про окремі важливі дрібниці.
Чи можна підписати договір, рахунок, звичайну накладну чи акт виконаних робіт / наданих послуг за допомогою електронного підпису (ЕЦП) та відправити його контрагенту? Так, можна.
Але при цьому, якщо не йдеться про односторонній документ (наприклад, рахунок), і у вас, і вашого контрагента має бути документ, на який накладено одночасно два підписи – і ваш, і вашого контрагента. Зазвичай таку можливість надають різні сервіси обміну електронними документами. Напевно, найпопулярніший серед них – це «Вчасно», але є й багато інших.
Також при укладанні договору із контрагентом у його тексті варто передбачити пункт, що сторони дійшли згоди щодо електронного обміну документами (зокрема підписання цього договору за допомогою ЕЦП), та визначити, який саме сервіс ви будете використовувати з цією метою. Якщо такого пункту в договорі немає – це не страшно, ви все одно можете використовувати електронний обмін документами. Але щоб уникнути в майбутньому конфлікту із контрагентом, усе ж таки бажано якимось чином закріпити ваші домовленості – зокрема щодо того, яким конкретно сервісом обміну документами ви будете користуватися.
Другий момент, про який варто пам’ятати, – це те, що за загальним правилом первинний документ складається в момент здійснення господарської операції, а датою документу є дата, коли він був підписаний стороною, що його склала.
Тобто якщо ви відправляєте товар вашому контрагенту, припустімо, 5 вересня 2023 року, то накладна має бути складена (і головне – підписана за допомогою ЕЦП) саме 5 вересня 2023 року.
Загалом, на сьогодні чинне законодавство допускає варіант, що первинний документ може бути складений і пізніше, ніж відбулася господарська операція. Ну тобто ви можете відправити товар 5 вересня, а видаткову накладну скласти 6 вересня. Але у такому випадку у цьому первинному документі має бути дві дати: дата здійснення господарської операції та дата складання первинного документу.
Що є важливим і на чому я хотів би наголосити: дата документу – це дата, коли він був підписаний.
Отже, повторюсь, якщо ви датуєте накладну про відвантаження товару 5 вересня, то і підписати за допомогою вашого ЕЦП ви повинні її 5 вересня.
Це той момент, за який в обов’язковому порядку будуть чіплятися податківці у випадку перевірки.
Аналогічно і щодо акту виконаних робіт чи наданих послуг. Зазвичай згідно договору акт має сформувати та надати виконавець. Отже, якщо акт датований, скажімо, 30 вересня, то і виконавець має його підписати саме 30 вересня.
Пам’ятайте, що будь-які недоліки, допущені при складанні документів, податкова може використати проти платника податків.
У цьому випадку розбіжність між датою, поставленою на документі, і датою електронного підпису того, хто його створив, може стати підставою для виключення вартості товарів (робіт, послуг) зі складу витрат платника на загальній системі оподаткування чи, навпаки, для повторного включення до складу його доходів.
Давайте розглянемо на конкретному прикладі, як це все буде виглядати з погляду податкової, якщо підписати документ за допомогою ЕЦП пізніше, ніж його було створено.
Хай як приклад накладна на проданий товар була виписана 5 вересня. Товар був відразу відправлений покупцеві «Новою поштою». Покупець отримав товар 6 вересня. Оскільки покупцем був ФОП, то вже 7 вересня він продав цей товар далі та вибив чек по РРО/ПРРО чи виписав накладну вже своєму покупцеві.
Але накладна від 5 вересня, з якоїсь причини, була підписана ЕЦП лише 8 вересня.
Оскільки підпис на документі засвідчує факт здійснення господарської операції, тобто факт відвантаження товару, то цій ситуації податкова робить висновок, що насправді товар був відпущений не 5 вересня, а лише 8 вересня. А раз так, то той, хто його купив, не міг продати його 7 вересня. Але він його продав.
Отже, далі з усього цього податкова робить наступні висновки, що:
1) У того, хто продав товар 7 вересня, був інший такий самий товар, але без документів, тобто цей товар був безкоштовно отриманий.
2) Раз товар був, а документ, що підтверджує його відвантаження раніше, ніж дата його продажу, відсутній, це свідчить про відсутність товарного обліку.
Як наслідок за результатами перевірки вартість товару буде ще раз включена до доходів ФОП як вартість безкоштовно отриманих товарів, що може призвести до перевищення річного ліміту доходів ФОП. Своєю чергою таке повторне (подвійне) включення вартості товару до складу доходів ФОП може потягнути скасування реєстрації платником єдиного податку. Ну а оскільки, як я вже писав раніше в статті «Коли податкова може скасувати реєстрацію платником єдиного податку», таке виключення із реєстру платників єдиного податку зазвичай відбувається заднім числом, далі податкова буде нараховувати ФОПу податки так, начебто він був на загальній системі нарахування. Отже, ФОП ризикує отримати за декілька років нарахування: ПДФО 18%, ВЗ 1,5%, ЄСВ 22% та 20% ПДВ.
Ну а у випадку, якщо ФОП зобов’язаний вести товарний облік, до нього також може бути застосований штраф у розмірі 100% вартості товару, по якому товарний облік був відсутній.
Як бачите, наслідки підписання документів пізніше дати їх створення можуть бути катастрофічними. І якщо у випадку з паперовими документами, скоріш за все, ніхто ніколи не дізнається, що ви їх підписати пізніше (іноді набагато пізніше) дати створення, то із електронними документами так не вийде, бо на них буде стояти дата накладення ЕЦП.
Також, враховуючи численні коментарі до цієї статті на моєму Телеграм-каналі «Податковий консультант», хочу окремо акцентувати, що документ у день його створення має підписати саме той, хто його створює: продавець товарів або той, хто надає послуги. Ну а покупець чи замовник можуть накласти свій ЕЦП і пізніше, коли отримають ваш документ через обрану вами систему електронного документообігу.
Ну а якщо вам потрібна консультація з питань оподаткування, державної реєстрації чи ліквідації бізнесу та/або громадських формувань, внесення змін у реєстраційні дані ФОП або юрособи, ви завжди можете звернутись до мене за послугою «Консультації з оподаткування та податкового права».
Контакти:
Телефон:
(050) 403-76-85,
(067) 579-58-38 (Viber, Telegram)
E-mail: taxconsult.ua@gmail.com
Щось залишилось незрозумілим, чи у вас є додаткові запитання?
Просто зателефонуйте!
Консультації телефоном - абсолютно безкоштовні. І не вимагають багато часу!
Щоб не пропустити важливу інформацію, підписуйтесь на мій телеграм-канал «Податковий консультант».
Якщо моя стаття вам сподобалася або виявилася для вас корисною, можете сказати "дякую", 🙂 перерахувавши будь-яку суму - на ваш розсуд :
Просто натиснувши на кнопку: ДЯКУЮ!
Інша корисна інформація на сайті «Податковий консультант»:
1) Статті із оподаткування та держреєстрації:
- Все про надання звітності;
- Єдиний податок;
- Податок на додану вартість;
- Готівка РРО та ПРРО;
- Перевірки та штрафи;
- Реєстрація та внесення змін.
2) Бланки первинних документів та договорів.
3) Матеріали (статті) із системи ЗІР ДПС України.
4) Нормативно - правові документи та рішення суду.