Чи можна передавати свій ключ ЕЦП бухгалтеру?

Ееееммм… дідько… «Чи можна передавати свій ключ ЕЦП бухгалтеру?» – це найбільш неоднозначне із конкретних питань, які тільки існують у світі 🙂

Давайте чесно: згідно з чинним законодавством свій ключ ЕЦП (чи КЕП – не має значення) не можна передавати нікому. Відповідно до закону передача ключа є його компрометацією, і він має бути скасований відразу, щойно про це стане відомо тому, хто його видав.

Особисто я знаю випадки, коли умовний бухгалтер телефонував у податкову і казав: «Я бух ФОП такого-то, зараз зайшов у його кабінет із його ключем, і в мене до вас питання». Трубку клали, і хвилинок через 10 бух уже нікуди не міг зайти, бо податкова скасовувала ключ.

Разом із тим на сьогодні передача ключа ЕЦП (КЕП) бухгалтеру є звичайною практикою. І передавати ваш ключ бухгалтеру, чи ні, зазвичай залежить лише від того, наскільки ви довіряєте особі, якій передали ключ.

Бо без файлового ключа, який ви передали своєму бухгалтеру, надання вам послуг стає або неможливим, або вкрай проблемним.

Усі взаємодії з податковою відбуваються в кабінеті. І без доступу у ваш кабінет (у той чи інший спосіб) ніхто здебільшого не зможе вам допомогти, а часто навіть не зможе «поставити діагноз», що у вас не так і чому це «не так» із вами сталося.

Чи можна якось обійтися без передачі файлового ключа ЕЦП (КЕП) бухгалтеру або іншому вашому представнику?

Так, можна.

Як надати віддалений доступ до свого податкового кабінету

Якщо ви переймаєтеся своєю безпекою й не хочете передавати ключ бухгалтеру, то є щонайменше два способи, за допомогою яких ви можете надати доступ до вашого кабінету платника податків, не передаючи нікому свій ключ.

Перший спосіб – хмарний КЕП.

Як приклад, ви користуєтеся хмарним ключем від ДіяПідпис чи від ПриватБанку. У такому разі ваш бухгалтер може зайти через цей хмарний ключ.

Він відкриває у себе кабінет податкової, обирає хмарний КЕП. Далі на екрані з’являється або QR-код, або посилання для входу.

Тож ваш бухгалтер кидає вам скріншот цього QR-коду чи просто перекидає посилання. Ви скануєте цей код своїм телефоном або переходите за посиланням і вводите пароль…

І вуаля, ваш бухгалтер потрапляє у ваш кабінет зовсім на іншому комп’ютері.

Далі, звісно, аби подати звітність, якусь заяву, підтвердити будь-яку операцію у вашому кабінеті, буде потрібна ваша участь.

Тобто для кожної дії, де треба буде підписати документ, вам будуть кидати QR-код чи посилання, щоб ви підписали цю дію.

Із мінусів цього способу – ви не будете бачити, що відбувається та що саме ви зараз підписуєте в кабінеті.

Кожну дію потрібно буде робити наосліп. Тобто все одно потрібно буде довіряти бухгалтеру 🙂

Другий спосіб – віддалений доступ.

Він підходить для найнедовірливіших: ви даєте доступ до вашого комп’ютера у спосіб, який дозволяє зайти на нього віддалено та працювати на ньому так, наче людина сидить зараз за вашим комп’ютером.

Це можна зробити за допомогою купи програм, але найпопулярніші – це TeamViewer та AnyDesk.

AnyDesk – найпростіший варіант. Достатньо просто скачати файл на комп’ютер, запустити, написати чи продиктувати код робочого місця, далі дати доступ – і вуаля, інша особа зайшла на ваш комп’ютер і може працювати із тим, що у вас там на робочому столі й не тільки.

Я не маю жодного уявлення, наскільки ці програми захищені від стороннього втручання, я не розумію, як дати доступ до всього на своєму комп’ютері – це безпечніше, ніж дати ключ. Врешті-решт ця стаття не про безпеку, а про те, як бухгалтеру здати звітність замість вас.

Отже, коли бух заходить на ваш комп через TeamViewer чи AnyDesk, ви маєте змогу побачити все, що він у вас робить. Також йому буде потрібна взаємодія від вас, аби зайти в кабінет, підписати звіт чи якусь заяву.

Тобто вхід через TeamViewer чи AnyDesk дає вам більше контролю над ситуацією, що і як робить бухгалтер.

Якщо ви критично не довіряєте вашому буху, то вхід через TeamViewer чи AnyDesk – це максимальний контроль, який ви можете отримати в цій ситуації.

Але в усьому є свої мінуси.

Чому бухгалтер відмовляється подавати декларації без ключа

Однак ФОП, який вирішив дотримуватися законодавства чи просто заморочений безпекою (що загалом то правильно), може стикнутися із ситуацією, коли бухгалтер не хоче з ним працювати.

Чому так?

Якщо вам пощастило і ви потрапили на дійсно кваліфікованого бухгалтера (ну чи податкового консультанта), ви у нього не єдиний клієнт. У нього цих клієнтів достобіса!

Уявіть ситуацію: у вашого умовного бухгалтера 100 клієнтів. Ні, це не багато, це якраз норм, якщо належно організований весь процес. В реальності може бути і 150 🙂 але суть не в цьому, а в системності.

Якщо у бухгалтера є ключі, він починає надавати всі декларації своїх клієнтів системно – просто за списком згідно з розробленим ним графіком.

Заходить – надає. Заходить – надає.

Пройшов по всьому списку, після цього повертається на його початок і починає перевіряти, чи прийняли декларації та, чи прийшла квитанція №2.

Якщо раптом щось пішло не так, він переподає декларацію і їде далі. Потім знову пройде по цьому окремому списку переподаних декларацій і перевірить квитанцію №2.

А тепер уявіть, що у вас хмарний КЕП.

Бухгалтер дійшов до вас і пише: «Шановний клієнте, осьо код/посилання, запустіть мене у ваш кабінет» – а у відповідь тиша… а у посилання/кода термін дії 9 хвилин…

Тож якщо ви не відреагували, бо не побачили повідомлення, чи не могли це зробити, бо спите (інший часовий пояс, працюєте в нічну тощо), той, хто надає вашу звітність, буде змушений знов і знов повертатися до вас і просити запустити в кабінет, а потім підписати декларацію, а потім знову запустити, щоб перевірити, чи була вона прийнята.

Я зазвичай із ФОП, який підписує звітність хмарним КЕП, намагаюсь узгодити проміжок часу, коли він буде на зв’язку, щоб він підписав все що потрібно, коли і я в доступі. Ну і зазвичай я роблю це в окремому браузері, кабінет в якому я не закриваю.

Тож за таких умов я можу перевірити, чи була прийнята декларація, і через добу, бо продовжую мати доступ до цього кабінету.

Це трохи заморочливо і забирає більше часу, ніж надання декларації із файловим ключем. Тож зазвичай така послуга коштує дорожче. Ну десь на 200-300 гривень – за додатковий час.

Надання звітності через TeamViewer чи AnyDesk

Це найбільш проблемний варіант, бо треба узгодити свій час біля комп’ютера із часом клієнта, коли він теж буде біля комп’ютера.

І це проблема, бо будь-який більш-менш завантажений і відповідно кваліфікований спеціаліст не сидить у трусах біля компа, покурюючи сигару в очікуванні, у нашому випадку, – зайти на комп’ютер клієнта, щоб подати звітність.

Ну от чесно! 🙂 Не знаю, як у інших, особисто у мене день розписаний не те що по годинах, а по хвилинах.

Тож щоб зайти на чужий комп’ютер через TeamViewer чи AnyDesk, мені потрібно це попередньо запланувати та включити у графік.

Конкретно у визначений час – у чітко визначений проміжок часу.

Далі можу казати за себе. Враховуючи мою завантаженість, я не можу розкидувати такі «заходи» на весь свій робочий день. Бо це відволікає від іншої роботи, якої в мене теж достобіса 🙁

Тому всі відеоконсультації й такі заходи на комп’ютер клієнта через TeamViewer чи AnyDesk, які я прирівнюю до консультацій у режимі відеоконференції, я можу призначити на дуже чіткий проміжок часу (зазвичай це з 14.00 до 16.00). І в цей же проміжок часу я зазвичай призначаю і податкові консультації в режимі відеоконференції.

І відповідно будь-який вхід на комп’ютер клієнта через TeamViewer чи AnyDesk у мене коштує як консультація в режимі відеоконференції (тривалістю до 1 години) – 2500 грн (на цей момент).

При тому, що надання декларації за наявності файлового ключа з паролем коштує десь 600-700 грн (на момент написання цього тексту).

Чому така різниця в цінах?

Не знаю, як у решти бухгалтерів, але особисто я працюю у вільному графіку. Це означає, що робочого часу з 09:00 до 18:00 для мене не існує!

За наявності файлового ключа ЕЦП я можу перевіряти ваш кабінет, подавати вашу декларацію чи якусь заяву о 22:00, 23:00 чи навіть о 02:00 чи 04:00 годині ночі.

Мені це зручно і не проблема клієнта, коли я це роблю.

Але як тільки я маю прив’язати свої дії до графіка клієнта, це створює для мене організаційні проблеми. Бо у більшості випадків я не можу написати клієнту о 02:00 годині ночі «впустіть мене в кабінет/підпишіть звітність» 🙂 Адже нормальні люди у цей час сплять.

«Тобі гроші платять, а ти ще й вимахуєшся, коли робити!» – це аргумент із розряду «Клієнт завжди правий» 🙂 Так, правий, але виключно в тих умовах, у яких пропонується послуга.

Як на мене, все чесно:

• якщо хочеться мінімальний бюджет – доведеться «ризикувати» та передавати свій ключ із паролем тому, хто буде подавати вашу звітність чи перевіряти ваш кабінет платника;
• хочете більше контролю – хмарний КЕП, але це буде дорожче;
• потрібен повний контроль, без питань TeamViewer чи AnyDesk за ціну онлайн-консультації.

Принаймні в мене так.

Вибачте, якщо когось образив, просто намагався пояснити, чому, до прикладу, я за 600 гримнів не хочу надавати декларацію через TeamViewer чи AnyDesk о 10 годині ночі, бо клієнт в іншому часовому поясі – ну, чи тільки згадав про неї в останній день надання декларації 🙂

ВИСНОВКИ

1. Згідно з чинним законодавством, передавати свій ключ ЕЦП (КЕП) іншим особам не можна. Така передача дорівнює його компрометації, і він має бути скасований.
2. Проте передача ключа разом із паролем від нього своєму бухгалтеру (податковому консультанту) на сьогодні є звичайною практикою.
3. Альтернатива – ви можете надати доступ до свого кабінету віддалено за допомогою хмарного КЕП та особисто підписувати всі документи, що створює бухгалтер.
4. Також, як варіант, можна надати бухгалтеру віддалений доступ до свого комп’ютера через такі програми, як TeamViewer чи AnyDesk, і контролювати все, що він робить.
5. Те, яким чином ви надали бухгалтеру доступ до вашого кабінету, може вплинути на вартість послуг, які він вам надає, оскільки складніший варіант потребує більше витрат часу.
6. Хоч передавати свій ключ ЕЦП (КЕП) іншій особі заборонено законом, робити це чи ні, вирішуєте тільки ви, і ваше рішення залежить лише від того, наскільки ви довіряєте особі, якій передали ключ.
7. Хоч би хто підписав документи вашим ключем ЕЦП (КЕП), юридично це буде виглядати так, що ви їх підписали особисто. І якщо щось «піде не так», скоріш за все, ви не зможете довести, що це були не ви, а інша особа, якій ви самі, добровільно, передали ваш ключ.

Якщо ж вам буде потрібна консультація з питань оподаткування, державної реєстрації чи ліквідації бізнесу та/або громадських формувань, внесення змін у реєстраційні дані ФОП або юрособи, ви завжди можете звернутись до мене за послугою «Консультації з оподаткування та податкового права».

Контакти:
Телефон:
+38 (050) 403-76-85,
+38 (067) 579-58-38 (Viber)

Telegram: @Zarajsky

E-mail: taxconsult.ua@gmail.com

Щось залишилося незрозумілим чи маєте додаткові запитання? Напишіть мені у Viber +38 (067) 579-58-38, або Telegram @Zarajsky – і я допоможу вам з усім цим розібратися!

Автор:
Олександр Зарайський.

Обов'язково підпишіться на розсилку новин, щоб отримувати сповіщення про всі мої нові статті на цьому сайті. Відповідна форма для підписки є вгорі сторінки, якщо ви читаєте цю статтю на комп’ютері, або далі внизу, якщо ви читаєте з телефона.

Якщо моя стаття вам сподобалася або виявилася для вас корисною, можете підтримати мене донатом в будь-якій сумі - на ваш розсуд : ДОНАТ

Інша корисна інформація на сайті «Податковий консультант»:
1) Статті із оподаткування та держреєстрації:
- Все про надання звітності;
- Єдиний податок;
- Податок на додану вартість;
- Готівка РРО та ПРРО;
- Перевірки та штрафи;
- Реєстрація та внесення змін.
2) Бланки первинних документів та договорів.
3) Матеріали (статті) із системи ЗІР ДПС України.
4) Нормативно - правові документи та рішення суду.