Как правильно отвечать на письмо налоговой
Учитывая, что налоговая массово направляет ФЛП, физическим лицам и юрлицам разнообразные «письма счастья», я решил рассказать, как правильно отвечать на такое письмо (запрос) налоговой о предоставлении информации (объяснений) и ее документального подтверждения.
Кстати, если вам потребуется помощь для подготовки ответа на запрос налогового, вы всегда можете обратиться ко мне за услугой «Подготовка ответа на запрос налоговой о предоставлении объяснений и документов».
Почему налоговая направляет плательщикам письма о предоставлении объяснений?
Дело в том, что направление письменного запроса (письма) о предоставлении информации (объяснений) и его документального подтверждения – это единственный законный способ коммуникации налоговой с налогоплательщиком (юридическим лицом, ФЛП или обычным физлицом).
Поэтому если у налоговиков возникают вопросы о возможном наличии у налогоплательщика каких-либо нарушений налогового законодательства, они обязаны направить по этому вопросу письменный запрос и попросить предоставить соответствующие объяснения (информацию) и подтверждающие их документы.
Откуда же у налоговиков может взяться информация о нарушении налогового или какого-либо другого законодательства?
В своей статье «Как налоговая анализирует информацию» я ранее уже рассказывал, что налоговая (ГНС Украины) систематически анализирует информацию, имеющуюся в ее базах данных, а также информацию, полученную из внешних источников («Прозоро», таможня, пограничная служба и т.п.).
Если во время при проведении таких анализов выявляются несоответствия, которые могут указывать на уклонение от уплаты налогов, нарушение правил применения РРО/ПРРО, наличие неоформленных наемных работников – налогоплательщику, у которого были выявлены такие расхождения, направляется письмо о предоставлении по этому вопросу информации (объяснений) и его документального подтверждения.
Таким образом, поступление такого запроса (письма) – это почти всегда сигнал о наличии у вас каких-либо проблем или нарушений, о которых стало известно налоговикам.
Да, иногда бывает, что налоговая при проведении анализа ошибается, но в основном это исключение.
Так что, повторюсь, получение юрлицом, ФЛП или физлицом подобного письма – это очень тревожный звоночек, указывающий на то, что вы (ваша деятельность) привлекли внимание налоговой.
И в этой ситуации недооценка возможных рисков или непонимание того, чего именно на самом деле хочет налоговая, может иметь тяжелые последствия в виде дальнейшего начисления налогов и/или штрафов.
Даже простое неполучение запроса, когда он вернется без вручения, может стать основанием для применения штрафов за непредоставление ответа и документов (в размере одной минимальной зарплаты + 1020 грн за отсутствие документов) и стать основанием для назначения у вас внеплановой документальной проверки.
Забегая на перед, хочу сказать, что в случае получения такого запроса есть только четыре варианта дальнейшего развития событий:
- запрос вернулся в налоговую без вручения – это основание для назначения у вас внеплановой документальной проверки, а также применения штрафов за непредоставление ответа и документов;
- вы получили письмо, но не дали на него ответ – это основание для назначения у вас внеплановой документальной проверки, а также применения штрафов за непредоставление ответа и документ;
- вы предоставили подробные объяснения и копии документов, потому что считаете, что у вас все хорошо – если на взгляд налоговой это не так, то у вас будет назначена внеплановая документальная проверка, во время которой будут использованы те документы, которые вы им предоставили;
- на письмо налоговой была предоставлена отписка о его несоответствии требованиям действующему законодательству – это единственный вариант когда, налоговая не может назначить у вас документальную проверку и/или применить какие-либо штрафы за непредоставление ответа на их запрос.
Что делать, если вам пришло письмо от налоговой?
Самое главное – письмо от налоговой ОБЯЗАТЕЛЬНО необходимо получить!
Вам ничем не поможет, если вы будете «косплеить» страуса и уклоняться от его получения. В таком случае может оказаться только хуже.
Дело в том, что согласно предписаниям п. 42.5 ст. 42 Налогового кодекса Украины (далее – НКУ), даже если корреспонденция от налоговой возвращается без вручения (независимо от причин такого невручения), она считается врученной должным образом:
«…в день, указанный почтовой службой в уведомлении о вручении с указанием причины невручения».
Таким образом неполучение письма от налоговой (что бы там ни было внутри) никоим образом вам не поможет.
Ну а возврат без вручения письма о предоставлении информации (объяснений) и ее документального подтверждения может стать основанием для назначения у вас внеплановой документальной проверки и/или для применения штрафов за непредоставление ответа на такое письмо (подробнее об этом штрафе в моей статье «Штраф за непредоставление ответа на запрос налоговой»).
При этом, поскольку вы никаких пояснений и документов не предоставили, такая проверка может быть проведена исключительно на основании той информации, которая есть в налоговой – то есть, как им самим вздумается.
При этом если вы не подавали заявление о желании получать письма от налоговой через электронный кабинет, вся корреспонденция от налоговиков будет поступать в ваш адрес исключительно в бумажном виде через Укрпочту.
Таким образом, если вы не всегда находитесь по вашему адресу и не уверены, что сможете вовремя получить корреспонденцию от налоговой (о сроках хранения писем на Укрпочте я рассказывал в своей статье «Срок хранения почтовых отправлений»), вам следует подать «Заявление о желании получать документ через электронный кабинет». После подачи такого заявления все письма от налоговиков будут поступать в ваш электронный кабинет налогоплательщика, а на электронную почту вы будете получать уведомления о новом документе в кабинете.
Как правильно отвечать на письмо налоговой
Каким бы простым и «нестрашным» казался вам запрос налоговой, никогда не недооценивайте рисков. И не стоит полагаться только на себя, а лучше обратитесь за консультацией к соответствующему специалисту по налоговому праву (юристу, адвокату, налоговому консультанту). Вы ведь можете пропустить или не учесть какой-то нюанс – и это потом будет иметь крайне негативные последствия.
Ну и всегда соблюдайте одно простое правило: ответ на письмо (запрос) налоговой нужно давать всегда!
Также обязательно следите за сроками ответа, чтобы их не пропустить.
На сегодняшний день НКУ установлено два срока для предоставления ответов на письма налоговой:
- для запросов о проведении налоговых сверок – 10 рабочих дней;
- для других запросов (а их 99% от общего количества) – 15 рабочих дней, следующих за днем получения запроса.
Расписываясь на почте за получение письма, всегда указывайте дату, когда вы его получили. А получив письмо, обязательно продублируйте эту дату на конверте или сделайте соответствующую отметку на самом запросе, чтобы ничего не забыть и не перепутать.
Помните, что несвоевременное предоставление ответа может привести к назначению внеплановой документальной проверки.
Ну а готовя ответ на письмо налоговой, старайтесь по возможности не давать им никаких копий документов.
Если претензии налоговиков, на их взгляд, обоснованы, – независимо от того, предоставите ли вы копии документов или нет, вам все равно начислят налоги и штрафы. Ну а предоставление или непредоставление документов будет определять только то, какая у вас будет проверка: документальная выездная (в случае непредоставления) или документальная невыезд (в случае их предоставления).
Поэтому при возможности вместо предоставления объяснений и копий документов на письмо налоговой следует предоставить отписку о его несоответствии требованиям НКУ.
Предоставление отписки на письмо налоговой
Даже если у вас все хорошо, а этот запрос безоснователен, противоправен или не отвечает требованиям налогового кодекса – ответ на него необходимо предоставить ОБЯЗАТЕЛЬНО.
Да, действительно, согласно положениям п. 73.3 ст. 73 НКУ, на такой запрос можно не отвечать:
«В случае если запрос составлен с нарушением требований, определенных абзацами первым – пятым настоящего пункта, налогоплательщик освобождается от обязанности давать ответ на такой запрос».
Вместе с тем, отсутствие ответа на письмо налоговой о предоставлении информации (объяснений) и ее документального подтверждения, как я уже писал выше, является «железобетонным» основанием для издания приказа и назначения внеплановой проверки, а также для применения штрафов за непредоставление ответа.
Однако есть один положительный момент: 99% всех запросов от налоговой не отвечают требованиям НКУ относительно содержания такого запроса.
И ни в коем случае нельзя отказывать в предоставлении информации (объяснений) и ее документального подтверждения, потому что отказ – это тоже основание для назначения у вас проверки. В отписке, которую вы будете предоставлять, необходимо отметить, что вы НЕ отказываетесь дать ответ, и даже очень-очень хотите ее предоставить 🙂 но недостатки запроса мешают вам это сделать 🙂 🙂 🙂
Никогда-никогда- никогда не стоит давать какие-либо объяснения, а тем более – документы (точнее, их копии), если запрос не отвечает требованиям абз. 1–5 п. 73.3 ст. 73 НКУ.
Предоставьте отписку, в которой укажите на недостатки запроса, и предложите налоговикам направить в ваш адрес новый запрос с соблюдением требований действующего законодательства.
Из моей практики, в большинстве случаев, если отписка подготовлена правильно, то повторного запроса вообще может и не быть.
Так, за все время моей деятельности как налогового консультанта по состоянию на июль 2026 года мной было подготовлено 347 таких отписок. После этого повторные запросы поступили примерно по 10 плательщикам, и на них опять же были предоставлены отписки. Ни в одном из этих 347 случаев копии документов (через которые могли быть начислены налоги и/или штрафы) налоговикам предоставлены не были.
Если вам понадобится помощь, чтобы подготовить отписку на письмо налоговой, вы всегда можете обратиться ко мне за услугой «Подготовка ответа на запрос налоговой о предоставлении объяснений и документов».
Последствия предоставления отписки на письмо налоговой
Как свидетельствует мой личный опыт, если отписка подготовлена правильно, то в большинстве случаев налоговая может просто махнуть на вас рукой и пойти заниматься другими плательщиками, которые оказались не такими умниками, как вы.
Правда иногда, когда вы для них прям очень интересны, налоговая все же может прислать повторный запрос о предоставлении объяснений и их документального подтверждения. С большой вероятностью, такой запрос тоже может не отвечать требованиям НКУ, и на него тоже можно будет предоставить отписку.
В моей практике был случай, когда налоговая направила одно за другим четыре письма о предоставлении информации (объяснений) и ее документального подтверждения. На все письма поочередно были предоставлены отписки об их несоответствии требованиям НКУ. После четвертой отписки запросов больше не поступало.
Так что повторюсь: в большинстве случаев при предоставлении правильно подготовленной отписки следующих запросов от налоговой может и не быть. Как и любых других действий с их стороны по отношению к вам.
Но иногда налоговики могут, как говорится, «психонуть» и попытаться начислить вам налоги и/или штрафы, несмотря на полученную отписку и отсутствие у них необходимых документов.
Как один из вариантов они могут попытаться вместо документальной провести у вас камеральную проверку и доначислить налоги и штрафы по ее последствиям.
Такие действия будут абсолютно незаконными, ведь камеральная проверка проводится только по отдельным вопросам (подробнее о камеральных проверках можно прочитать в моей статье «Камеральные проверки плательщиков»), так что налоги и штрафы, начисленные по результатам такой проверки, можно будет легко отменить через суд.
Во втором возможном варианте, несмотря на полученную отписку, налоговики могут все равно издать приказ о проведении проверки и прийти к вам с внеплановой документальной проверкой.
И вот здесь очень большую роль будет играть все предыдущая переписка о несоответствии их запросов требованиям НКУ, а у вас будет два варианта, как поступить:
- не допустить к проверке и обжаловать приказ о ее назначении как безосновательный (ведь вы не отказывали в предоставлении информации, а не могли ее предоставить, поскольку их запрос не отвечал требованиям законодательства);
- допустить к проверке и предоставить все соответствующие документы.
Во втором случае, если по результатам такой проверки вам будут начислены налоги и/или штрафы, их можно будет отменить через суд, ссылаясь на незаконность проведенной проверки.
Ну и еще один негативный момент, касающийся исключительно и только плательщиков НДС.
Для других налогоплательщиков (не являющихся плательщиками НДС) предоставление отписки обычно никаких негативных последствий не несет.
Если решили давать ответ
Я не советую так поступать (по возможности избегайте этого), но если вы приняли решение вместо отписки давать конкретные объяснения и копии документов, следует придерживаться четырех правил, о которых я расскажу дальше.
Эти правила прежде всего для юридических лиц, но касаются и ФЛП с учетом отличия их деятельности от учета, ведущегося у юрлица (отсутствие полноценного бухучета и т.п.).
Правило первое: объяснение пишите как можно подробнее.
Не просто «получен товар согласно накладной», «уплачен в соответствии с платежным поручением» – нет, описывайте весь процесс:
- заключение договора и кто его подписал (от поставщика и покупателя);
- документы, подтверждающие получение товара (услуг);
- документы, подтверждающие полномочия на получение товара (доверенности);
- документы, подтверждающие перемещение товара (ТТН, путевые листы, договоры с перевозчиком, акты выполненных работ и документы, подтверждающие оплату услуг перевозчика);
- кто производил погрузку и разгрузку (и какие документы это подтверждают);
- документы о складском учете товара и последующей отгрузке покупателям или передаче сырья в собственное производство;
- движение между цехами в процессе производства и оприходования готовой продукции;
- регистры бухгалтерского учета, в которых отражены все эти операции и т.д.
Учитывайте, что если ваши объяснения только подтвердят подозрения налоговиков, вам, несмотря на то, что вы предоставили объяснение, все равно начислят налоги и/или штрафы, но в этом случае такие подробные объяснения станут дополнительным аргументом в суде.
Правило второе: тщательно проверяйте все документы, которые вы предоставляете.
Все реквизиты документов должны быть заполнены и заполнены правильно. Информация и данные, указанные в разных документах, должны согласовываться между собой.
Приведу лишь несколько примеров последнего:
- если доверенность выписана на Петрова П. П., в расходной накладной (и ТТН) обязательно должно быть указано, что товар отпущен ООО «Альфа» через Петрова П. П.;
- если ваш поставщик находится в Днепре, а его склад (производство) – в Самаре, то либо в ТТН как пункт погрузки должен стоять Днепр, либо в договоре должно быть указано, что отгрузка происходит из Самара – и тогда в ТТН должен быть указан именно этот адрес;
- если вы – покупатель, а договор предусматривает, что транспортировка товара осуществляется за ваш счет, кроме ТТН, у вас должен быть либо путевой лист (если перевозка происходит вашим транспортом), либо договор с перевозчиком (а также акт выполненных работ и документ по оплате услуг перевозчика), как вариант – документы, подтверждающие пересылку товара через почтовую или курьерскую службу на адрс вашей фирмы;
- единственное лицо, имеющее право получать товар без доверенности, – это руководитель вашего предприятия (если только в ЕГР не внесена информация еще и о других лицах), поэтому, если товар получает другое лицо, вы должны выписать доверенность, а предоставляя ответ на запрос налоговой, добавить к нему копию книги регистрации доверенностей;
- если вы получаете товар в другом населенном пункте, должны быть приказ о командировке (даже если этот населенный пункт расположен в 10 км от вас) и авансовый отчет (да, их копии тоже желательно предоставить);
— учтите, что одно и то же лицо не может в один и тот же день получить товар в Харкове и в Ужгороде (это физически не возможно.
Имейте в виду, что налоговики обязательно используют против вас какие-либо несогласованности или ошибки в документах.
Правило третье: предоставляя копии документов, давайте их все!
Все – это все по цепи движения товара (сырья): получение, транспортировка, оприходование по складу, документы складского учета, передача в производство или использование для собственных нужд, движение сырья в процессе производства, оприходование готового товара и т.д. А также обязательно добавьте копии всех сопутствующих документов, которые создаются в ходе этих процессов: доверенности, журналы, приказы, авансовые отчеты, технологические карты и т.д.
Если у вас ведется журнал учета заезда автотранспорта на вашу территорию , предоставляйте и его как еще одно подтверждение фактического получения товара. Если характер товара предполагает наличие сертификатов, ветеринарных или фитосанитарных документов, а также документов радиационного контроля (и т.д.), к ответу обязательно приложите и их копии.
Если это оборудование, добавьте к вашему ответу копии технических паспортов и документы по гарантийным обязанностям производителя, документы по монтажу и отладке этого оборудования.
Предоставляя копии документов, учитывайте, что в дальнейшем – в случае вашего обращения в суд об отмене доначисленных налогов и штрафов (которые обязательно будут) – суд может не принять в качестве доказательств и не учесть документы, если они не были предоставлены в налоговую для проверки. Именно поэтому, предоставляя копии документов, нужно предоставлять их полный «пакет».
Правило четвертое: предоставили документы – готовьтесь к суду!
С большой вероятностью объяснения и документы, которые вы предоставите, могут не удовлетворить налоговую. Они все равно издадут приказ о проведении у вас проверки и проведут внеплановую невыездную документальную проверку. Ведь все документы, которые им для этого нужны, вы уже дали им добровольно 🙁
Как видите, решение о предоставлении копий документов может создать больше проблем, чем отписка о несоответствии запроса налоговой требованиям НКУ. Вы точно все еще хотите предоставить подробный ответ, а не отписку? 🙂
ВЫВОДЫ
- Письма о предоставлении информации (объяснений) и ее документального подтверждения налоговая направляет плательщикам после анализа информации, имеющейся в ее базах данных, и выявления по его последствиям фактов (несостыковок), которые могут свидетельствовать о нарушении налогового, валютного или иного законодательства.
- Поступление запроса на предоставление информации (объяснений) и ее документального подтверждения свидетельствует о том, что ваша деятельность привлекла излишнее внимание налоговиков, и является сигналом о возможном наличии у вас каких-либо проблем или нарушений, о которых стало известно налоговой службе.
- Письма от налоговой обязательно необходимо получать, поскольку неполученное письмо все равно считается должным образом врученным.
- На письмо налоговой о предоставлении информации (объяснений) и ее документального подтверждения ответ (отписку) необходимо давать обязательно. Ведь отсутствие ответа может привести к применению штрафов за его непредоставление и быть основанием для назначения у вас внеплановой документальной проверки.
- Ответ или отписку по запросу налоговой необходимо давать не позднее сроков, установленных НКУ.
- В случае несоответствия содержания письма от налоговой требованиям НКУ вместо конкретных объяснений и копий документов по такому запросу можно дать отписку о несоответствии его содержания требованиям Налогового кодекса.
- Если на письмо налоговой о предоставлении информации (объяснений) и ее документального подтверждения предоставить отписку надлежащего содержания, то во многих случаях повторные запросы от налоговиков больше не поступают.
- Если вы приняли решение давать не отписку, а подробные объяснения, то документы к таким объяснениям должны быть в полном объеме, с правильно заполненными реквизитами и не содержать никаких ошибок или логических несогласованностей.
В случае если вам нужна консультация по вопросам налогообложения, регистрации или ликвидации бизнеса и/или общественных формирований, внесение изменений в регистрационные данные ФЛП или юрлица, вы всегда можете обратиться ко мне за услугой «Консультации по налогообложению и налоговому праву».
А чтобы не пропустить важную информацию, обязательно подписывайтесь на мой телеграм-канал «Налоговый консультант».
Контакты:
Телефон:
+38 (050) 403-76-85,
+38 (067) 579-58-38 (Viber)
Telegram: @Zarajsky
E-mail: taxconsult.ua@gmail.com
Что-то осталось непонятным или у вас есть дополнительные вопросы? Напишите мне в Viber +38 (067) 579-58-38 или Telegram @Zarajsky – и я помогу вам со всем этим разобраться!
Обязательно подпишитесь на рассылку новостей, чтобы получать уведомления о всех моих новых статьях на этом сайте. Форма для подписки находится вверху страницы, если вы читаете эту статью на компьютере, или ниже на странице, если вы читаете с телефона.
Если моя статья вам понравилась или оказалась для вас полезной, можете поддержать меня донатом перечислив любую сумму - на ваше усмотрение: ДОНАТ
Другая полезная информация на сайте «Налоговый консультант»:
1) Статьи по налогообложению и госрегистрации:
- Все о подаче отчетности;
- Единый налог;
- Налог на добавленную стоимость;
- Наличность и РРО;
- Проверки и штрафы;
- Регистрация и внесение изменений;
2) Бланки первичных документов и договоров.
3) Материалы (статьи) из системы ЗИР ГНС Украины.
4) Нормативно - правовые документы и решения суда.