Як правильно відповідати на лист податкової

Враховуючи, що податкова масово надсилає ФОП, фізособам та юридичним особам різноманітні «листи щастя», я вирішив розказати, як правильно відповідати на такий лист (запит) податкової про надання інформації (пояснень) та її документального підтвердження.

До речі, якщо вам буде потрібна допомога для підготовки відповіді на запит податкової, ви завжди можете звернутися до мене за послугою «Підготовка відповіді на запит податкової про надання пояснень та документів».

Чому податкова надсилає платникам листи про надання пояснень?

Річ у тім, що направлення письмового запиту (листа) про надання інформації (пояснень) та її документального підтвердження – це єдиний законний спосіб комунікації податкової із платником податків (юридичною особою, ФОП чи звичайною фізособою).

Тож якщо у податківців виникають запитання щодо можливого вчинення платником податків якихось порушень податкового законодавства, вони зобов’язані направити з цього питання письмовий запит і попросити надати відповідні пояснення (інформацію) та документи, що їх підтверджують.

Звідки ж у податківців може взятись інформація про якісь порушення податкового чи якогось іншого законодавства?

У своїй статті «Як податкова аналізує інформацію» я раніше вже розповідав, що податкова (ДПС України) систематично аналізує інформацію, яка є в її базах даних, а також інформацію, отриману із зовнішніх джерел (Прозоро, митниця, прикордонна служба тощо).

Якщо під час проведення таких аналізів виявляються розбіжності чи невідповідності, що можуть вказувати на ухилення від сплати податків, порушення правил застосування РРО/ПРРО, неоформлення найманих працівників – платнику податків, у якого є розбіжності, направляється лист про надання з цього питання інформації (пояснень) та її документального підтвердження.

Отже, надходження такого запиту (листа) – це майже завжди сигнал про наявність у вас якихось проблем чи порушень, про які стало відомо податківцям.

Так, іноді буває, що податкова під час проведення аналізу помиляється, але здебільшого це виняток.

Тож, повторюся, надходження на адресу юрособи, ФОП чи фізособи подібного листа – це дуже тривожний дзвіночок, який вказує на те, що ви (ваша діяльність) привернули увагу податкової.

І в цій ситуації недооцінка можливих ризиків чи нерозуміння того, чого саме насправді хоче податкова, може мати тяжкі наслідки у вигляді подальшого нарахування податків та/або штрафів.

Ба навіть просте неотримання запиту, коли він повернеться без вручення, може стати підставою для застосування до вас штрафів за ненадання відповіді й документів (у розмірі однієї мінімальної зарплати + 1020 грн за відсутність документів) та стати підставою для призначення у вас позапланової документальної перевірки.

Що робити, якщо вам надійшов лист від податкової?

Найголовніше – лист від податкової ОБОВ’ЯЗКОВО необхідно отримати!

Вам нічим не допоможе, якщо ви будете «косплеїти» страуса й ухилятися від його отримання. В такому разі може стати тільки гірше.

Річ у тім, що відповідно до приписів п. 42.5 ст. 42 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) навіть якщо кореспонденція від податкової повертається без вручення (незалежно від причин такого невручення), вона вважається врученою належним чином:

«…у день, зазначений поштовою службою в повідомленні про вручення із зазначенням причини невручення».

Таким чином неотримання листа від податкової (хай би що там було всередині) жодним чином вам не допоможе.

Ну а повернення без вручення листа про надання інформації (пояснень) та її документального підтвердження може стати підставою для видання наказу про призначення у вас позапланової документальної перевірки та/або про застосування штрафів за ненадання відповіді на такий лист (докладніше про цей штраф у моїй статті «Штраф за ненадання відповіді на запит податкової»).

При цьому, оскільки ви ніяких пояснень і документів не надали, така перевірка може бути проведена виключно на підставі тої інформації, яка є у податкової – тобто як їм самим заманеться.

При цьому, якщо ви не надавали заяву про бажання отримувати листи від податкової через електронний кабінет, уся кореспонденція від податківців буде надходити на вашу адресу виключно в паперовому вигляді через Укрпошту.

Тож якщо ви не завжди перебуваєте за вашою адресою й не впевнені, що зможете вчасно отримати кореспонденцію від податкової (про терміни зберігання листів на Укрпошті я розповідав у своїй статті «Термін зберігання поштових відправлень»), вам варто надати «Заяву про бажання отримувати документ через Електронний кабінет». Після надання такої заяви всі листи від податківців будуть надходити до вашого електронного кабінету платника податків, а на електронну пошту ви отримуватимете повідомлення про новий документ у кабінеті.

Як правильно відповідати на лист податкової

Хоч би яким простим і «нестрашним» здавався вам запит податкової, ніколи не недооцінюйте ризиків. І не варто покладатися лише на себе, а краще зверніться за консультацією до відповідного спеціаліста з податкового права (юриста, адвоката, податкового консультанта). Адже ви можете пропустити чи не врахувати якийсь нюанс – і це потім матиме вкрай негативні наслідки.

Ну й завжди дотримуйтесь одного простого правила: відповідь на лист (запит) податкової необхідно надавати завжди!

Також обов’язково слідкуйте за термінами надання відповіді, щоб їх не пропустити.

На сьогодні ПКУ встановлено два терміни для надання відповідей на листи податкової:

• для запитів щодо проведення податкових звірок – 10 робочих днів;
• для будь-яких інших запитів (а їх 99% від загальної кількості) – 15 робочих днів, наступних за днем отримання запиту.

Тож, розписуючись на пошті за отримання листа, завжди зазначайте дату, коли ви його отримали. А отримавши лист, обов’язково продублюйте цю дату на конверті чи потім зробіть відповідну позначку на самому запиті, щоб нічого не забути та не переплутати.

Пам’ятайте, що несвоєчасне надання відповіді може призвести до призначення у вас позапланової документальної перевірки.

Ну а готуючи відповідь на лист податкової, намагайтеся за можливості не надавати їм ніяких копій документів.

Бо якщо претензії податківців, на їхній погляд, обґрунтовані, – незалежно від того, надасте ви копії документів чи ні, вам однаково нарахують податки та штрафи. Ну а надання чи ненадання документів визначатиме лише те, яка у вас буде перевірка: документальна виїзна (у разі ненадання) чи документальна невиїзна (у випадку їхнього надання).

Тож за можливості замість надання пояснень і копій документів на лист податкової варто надати відписку про його невідповідність вимогам ПКУ.

Надання відписки на лист податкової

Навіть якщо у вас усе добре, а цей запит безпідставний, протиправний чи не відповідає вимогам податкового кодексу – відповідь на нього необхідно надати ОБОВ’ЯЗКОВО.

Так, дійсно, згідно з приписами п. 73.3 ст. 73 ПКУ, на такий запит можна не відповідати:

«У разі, якщо запит складено з порушенням вимог, визначених абзацами першим – п’ятим цього пункту, платник податків звільняється від обов’язку надавати відповідь на такий запит».

Разом із тим відсутність відповіді на лист податкової про надання інформації (пояснень) та її документального підтвердження, як я вже зазначав вище, є «залізобетонною» підставою для видання наказу та призначення позапланової перевірки, а також для застосування штрафів за ненадання відповіді.

Однак є один позитивний момент: 99 % усіх запитів, що надходять від податкової, не відповідають вимогам ПКУ щодо змісту такого запиту.

І в жодному разі не можна відмовляти в наданні інформації (пояснень) та її документального підтвердження, бо відмова – це теж підстава для призначення у вас перевірки. У відписці, яку ви будете надавати, необхідно зазначити, що ви НЕ відмовляєтеся надати відповідь, і навіть дуже-дуже хочете її надати :), але недоліки запиту заважають вам це зробити 🙂 🙂 🙂

Ніколи-ніколи-ніколи не варто надавати будь-які пояснення, а тим паче – документи (точніше, їхні копії), коли запит не відповідає вимогам абз. 1-5 п. 73.3 ст. 73 ПКУ.

Надайте відписку, в якій вкажіть на недоліки запиту, та запропонуйте податківцям направити на вашу адресу новий запит із дотриманням вимог чинного законодавства.

Із моєї практики, у більшості випадків, якщо відписка підготовлена правильно, то потім повторного запиту взагалі може й не бути.

Так, за весь час моєї діяльності як податкового консультанта станом на липень 2026 року мною загалом було підготовлено 347 таких відписок. Після цього повторні запити надійшли десь близько по 10 платниках, і на них знову ж таки були надані відписки. В жодному із цих 347 випадків копії документів (через які могли б бути нараховані податки та/або штрафи) податківцям надані не були.

Тож якщо вам знадобиться допомога, щоб надати відписку на лист податкової, ви завжди можете звернутися до мене за послугою «Підготовка відповіді на запит податкової про надання пояснень та документів».

Наслідки надання відписки на лист податкової

Як свідчить мій особистий досвід, якщо відписка підготовлена правильно, то у більшості випадків податкова може просто махнути на вас рукою й піти займатися іншими платниками, які виявилися не такі розумники, як ви.

Та іноді, коли ви для них прям дуже-дуже цікаві, податкова все ж таки може надіслати повторний запит про надання пояснень та їх документального підтвердження. З великою ймовірністю такий повторний запит теж може не відповідати вимогам ПКУ, і на нього теж можна буде надати відписку.

У моїй практиці був випадок, коли податкова надіслала один за одним чотири листи про надання інформації (пояснень) та її документального підтвердження. На всі листи по черзі було надано відписки про їх невідповідність вимогам ПКУ. Після четвертої відписки запитів більше не надходило.

Тож повторюся: у більшості випадків при наданні правильно підготовленої відписки наступних запитів від податкової може й не бути. Які і будь-яких інших дій із їхнього боку стосовно вас.

Але іноді податківці можуть, як-то кажуть, «псіхонути» і спробувати нарахувати вам податки та/або штрафи попри отриману відписку й відсутність у них необхідних документів.

Як один із варіантів вони можуть спробувати замість документальної провести у вас камеральну перевірку й донарахувати податки та/або штрафи за її наслідками.

Такі дії будуть абсолютно незаконними, адже камеральна перевірка проводиться тільки з окремих питань (докладніше про камеральні перевірки можна прочитати в моїй статті «Камеральні перевірки платників»), тож податки та штрафи, нараховані за наслідками такої перевірки, можна буде легко скасувати через суд.

У другому можливому варіанті, попри отриману відписку, податківці можуть усе одно видати наказ про проведення перевірки та причимчикувати до вас із позаплановою документальною перевіркою.

І ось тут дуже велику роль відіграватиме оте все попереднє листування про невідповідність їхніх запитів вимогам ПКУ, а у вас буде два варіанти, як вчинити:

• не допустити до перевірки й оскаржити наказ про її призначення як безпідставний (адже ви не відмовляли в наданні інформації, а не могли її надати, оскільки їхній запит не відповідав вимогам законодавства);
• допустити до перевірки та надати всі належні документи.

У другому випадку, якщо за наслідками такої перевірки вам будуть донараховані податки та/або штрафи, їх можна буде скасувати через суд, посилаючись на незаконність проведеної перевірки.

Ну і ще один негативний момент, який стосується виключно і тільки платників ПДВ.

Для інших платників податків (які не є платниками ПДВ) надання відписки зазвичай ніяких негативних наслідків не несе.

Якщо вирішили надавати відповідь

Я не раджу так робити (за можливості уникайте цього), але якщо ви прийняли рішення замість відписки надавати конкретні пояснення та копії документів, варто дотримуватися чотирьох правил, про які я розкажу далі.

Ці правила передусім для юридичних осіб, але стосуються і ФОП з урахуванням відмінності їхньої діяльності від обліку, що ведеться у юрособи (відсутність повноцінного бухобліку тощо).

Правило перше: пояснення пишіть якомога докладніше.

Не просто «отримано товар згідно з накладною», «сплачено відповідно до платіжного доручення» – ні, описуйте весь процес:

• укладення договору та хто його підписав (від постачальника та покупця);
• документи, що підтверджують отримання товару (послуг);
• документи, що підтверджують повноваження на отримання товару (довіреності);
• документи, що підтверджують переміщення товару (ТТН, подорожні листи, договори з перевізником, акти виконаних робіт і документи, що підтверджують оплату послуг перевізника);
• хто проводив навантаження й розвантаження (та які документи це підтверджують);
• документи щодо складського обліку товару та подальшого відвантаження покупцям або передачу сировини у власне виробництво;
• рух між цехами у процесі виробництва й оприбуткування готової продукції;
• регістри бухгалтерського обліку, в яких відображено всі ці операції тощо.

Враховуйте, що якщо ваші пояснення лише підтвердять підозри податківців, вам попри те, що ви надали пояснення, все одно нарахують податки та/або штрафи, але в цьому разі такі докладні пояснення стануть додатковим аргументом у суді.

Правило друге: ретельно перевірте всі документи, які надаєте.

Усі реквізити документів мають бути заповнені – й заповнені правильно. Інформація й дані, зазначені в різних документах, мають узгоджуватися між собою.

Наведу лише декілька типових прикладів останнього:

• якщо довіреність виписано на Петрова П. П., у видатковій накладній (і ТТН) обов’язково має бути зазначено, що товар відпущений ТОВ «Альфа» через Петрова П. П.;
• якщо ваш постачальник перебуває у Дніпрі, а його склад (виробництво) – у Самарі, то або в ТТН як пункт навантаження має стояти Дніпро, або в договорі має бути зазначено, що відвантаження відбувається з Самара – і тоді в ТТН має бути зазначено саме цю адресу;
• якщо ви – покупець, а договір передбачає, що транспортування товару здійснюється за ваш рахунок, окрім ТТН, у вас має бути або подорожній лист (якщо перевезення відбувається вашим транспортом), або договір із перевізником (а також акт виконаних робіт і документ щодо оплати послуг перевізника), як варіант – документи, які підтверджують пересилання товару через поштову чи кур’єрську службу та подальше транспортування від місця видачі вантажу до місцеперебування вашої фірми;
• єдина особа, яка має право отримувати товар без довіреності, – це керівник вашого підприємства (якщо тільки до ЄДР не внесено інформацію ще й про інших осіб), тому, якщо товар отримує інша особа, ви маєте виписати довіреність, а надаючи відповідь на запит податкової, додати до неї копію книги реєстрації довіреностей;
• якщо ви отримуєте товар в іншому населеному пункті, мають бути наявними: наказ про відрядження (навіть якщо цей населений пункт розташований за 10 км від вас) і авансовий звіт (так, їхні копії теж бажано надати);
• врахуйте, що одна й та сама особа не може в один і той самий день отримати товар у Харкові та в Ужгороді (це фізично не є можливим)…

Майте на увазі, що податківці обов’язково використають проти вас будь-які неузгодженості чи помилки в документах.

Правило третє: надаючи копії документів, надавайте їх усі!

Усі – це геть усе за ланцюгом руху товару: отримання, транспортування, оприбуткування за складом, документи складського обліку, передача у виробництво чи використання для власних потреб, рух сировини в процесі виробництва, оприбуткування готового товару тощо. А також обов’язково додайте копії всіх супутніх документів, які створюються під час цих процесів: довіреності, журнали, накази, авансові звіти, технологічні карти тощо.

Якщо у вас ведеться журнал обліку автотранспорту, який заїжджає на вашу територію, надавайте і його як ще одне підтвердження фактичного отримання товару. Якщо характер товару передбачає наявність сертифікатів, ветеринарних чи фітосанітарних документів, а також документів радіаційного контролю (тощо), до відповіді обов’язково додайте і їхні копії.

Якщо це обладнання, додайте до вашої відповіді копії технічних паспортів і документи щодо гарантійних обов’язків виробника, документи щодо монтажу та налагодження цього обладнання тощо.

Надаючи копії документів, враховуйте, що надалі – у разі вашого звернення до суду щодо скасування донарахованих податків і штрафів (які обов’язково будуть) – суд може не прийняти як докази та не врахувати документи, якщо їх не було надано до перевірки. Саме тому, надаючи копії документів, потрібно надавати якомога повніший їхній «пакет».

Правило четверте: надали документи – готуйтеся до суду!

З великою ймовірністю пояснення та документи, які ви надасте, можуть не задовольнити податкову. Тож вони все одно видадуть наказ про проведення у вас перевірки та проведуть позапланову невиїзну документальну перевірку. Адже всі документи, які їм для цього потрібні, ви вже надали добровільно 🙁

Як бачите, рішення про надання копій документів породжує більше проблем, ніж відписка про невідповідність запиту податківців вимогам ПКУ. Ви точно все ще хочете надати детальну відповідь, а не відписку? 🙂

ВИСНОВКИ

1. Листи про надання інформації (пояснень) та її документального підтвердження податкова надсилає платникам після аналізу інформації, наявної в її базах даних, і виявлення за його наслідками фактів (розбіжностей), що можуть свідчити про порушення податкового, валютного чи іншого законодавства.
2. Надходження запиту про надання інформації (пояснень) та її документального підтвердження свідчить про те, що ваша діяльність привернула зайву увагу податкової, та є сигналом про можливу наявність у вас якихсь проблем чи порушень, про які стало відомо податківцям.
3. Листи від податкової обов’язково необхідно отримувати, бо неотриманий лист усе одно вважається належним чином врученим.
4. На лист податкової про надання інформації (пояснень) та її документального підтвердження відповідь чи відписку необхідно надавати обов’язково. Бо ненадання відповіді може призвести до застосування штрафів за її ненадання та бути підставою для призначення у вас позапланової документальної перевірки.
5. Відповідь (відписку) на запит податкової необхідно надавати не пізніше термінів, встановлених ПКУ.
6. У випадку невідповідності змісту листа що надійшов від податкової вимогам ПКУ замість конкретних пояснень і копій документів на такий запит можна надати відписку про невідповідність його змісту вимогам Податкового кодексу.
7. Якщо на лист податкової про надання інформації (пояснень) та її документального підтвердження надати відписку належного змісту, то у багатьох випадках повторні запити від податківців більше не надходять.
8. Якщо ви прийняли рішення надавати докладні пояснення, то документи до таких пояснень мають бути у повному обсязі, із правильно заповненими реквізитами та не містити жодних помилок чи логічних неузгодженостей.

Якщо ж вам буде потрібна консультація з питань оподаткування, державної реєстрації чи ліквідації бізнесу та/або громадських формувань, внесення змін у реєстраційні дані ФОП або юрособи, ви завжди можете звернутись до мене за послугою «Консультації з оподаткування та податкового права».

Контакти:
Телефон:
+38 (050) 403-76-85,
+38 (067) 579-58-38 (Viber)

Telegram: @Zarajsky

E-mail: taxconsult.ua@gmail.com

Щось залишилося незрозумілим чи маєте додаткові запитання? Напишіть мені у Viber +38 (067) 579-58-38, або Telegram @Zarajsky – і я допоможу вам з усім цим розібратися!

Автор:
Олександр Зарайський.

Обов'язково підпишіться на розсилку новин, щоб отримувати сповіщення про всі мої нові статті на цьому сайті. Відповідна форма для підписки є вгорі сторінки, якщо ви читаєте цю статтю на комп’ютері, або далі внизу, якщо ви читаєте з телефона.

Якщо моя стаття вам сподобалася або виявилася для вас корисною, можете підтримати мене донатом в будь-якій сумі - на ваш розсуд : ДОНАТ

Інша корисна інформація на сайті «Податковий консультант»:
1) Статті із оподаткування та держреєстрації:
- Все про надання звітності;
- Єдиний податок;
- Податок на додану вартість;
- Готівка РРО та ПРРО;
- Перевірки та штрафи;
- Реєстрація та внесення змін.
2) Бланки первинних документів та договорів.
3) Матеріали (статті) із системи ЗІР ДПС України.
4) Нормативно - правові документи та рішення суду.