Использование служебного автотранспорта во время простоя и в нерабочее время
Как ни странно, но сейчас довольно часто встречаются случаи, когда предприятие не работает из-за войны, однако работники продолжают пользоваться служебными авто. В таком случае и у руководителя, и у бухгалтера такого предприятия возникает вопрос: как правильно оформить использование служебного автотранспорта во время простоя и нужно ли вообще это делать?
Скажу сразу: в случае, если предприятие полностью или частично не работает, а работники отправлены на простой (или действие трудовых договоров приостановлены), связать использование служебных автомобилей с производственной необходимостью и включить в расходы предприятия стоимость использованного горючего, к сожалению, не получится.
Нужно ли тогда вообще как-то оформлять использование находящихся в простое служебных авто работниками? Однозначно, да.
Ведь если кто-нибудь из них попадет в ДТП, первый вопрос, который возникнет у правоохранительных органов: «На каком основании это лицо пользуется машиной?». Также не стоит забывать, что в случае отсутствия надлежащего оформления использования авто возмещать причиненный в результате ДТП ущерб будет само предприятие как его владелец.
Чтобы снять с себя риски, использование авто работниками, которые находятся в простое, лучше все же все оформить.
На мой взгляд, это можно сделать следующими тремя способами: аренда, ссуда или дополнительные социальные гарантии в рамках трудового договора (соцпакет).
Зміст
Аренда авто
Заключить с находящимся в простое работником договор аренды автомобиля – это самый простой и оптимальный (с точки зрения налогообложения) способ оформить использование авто фактически в нерабочее время.
Преимущество этого способа в том, что сумму арендной платы можно установить любую. Единственное, что стоит сделать, если наша цель, чтобы сумма аренды была как можно меньше, – составить и утвердить калькуляцию стоимости услуг по аренде авто.
При составлении калькуляции можно оттолкнуться от суммы амортизации, добавив общепроизводственные расходы и минимальную прибыль.
Поскольку одна из сторон договора – это физлицо, такой договор аренды заключается в письменной форме и подлежит нотариальному удостоверению. Факт передачи авто будет подтверждать акт приема-передачи.
Предоставление непосредственно услуг аренды будет подтверждать акт приема-передачи услуг.
Отдельно нужно отметить, что в договоре аренды следует предусмотреть, что на период его действия как заправка, так и ремонт и/или техническое обслуживание автомобиля осуществляется за счет арендатора.
Налог на прибыль и НДС
Совершенно стандартное налогообложение, как любого другого дохода от реализации каких-либо услуг. Начисленная сумма арендной платы (за вычетом НДС) включается в доход предприятия.
Что касается НДС-обязательств, которые должны начисляться на сумму, которая не ниже обычных цен, то в этом случае, если предприятие не предоставляло аналогичные авто в аренду раньше, обычной ценой будет сумма арендной платы, указанная в договоре.
Конечно, есть риск, что налоговики попытаются доначислить НДС исходя из стоимости аренды таких же авто, которые предоставляются в аренду фирмами по прокату. Однако такие доначисления можно будет обжаловать. Ведь в стоимость аренды прокатного автомобиля входит техобслуживание с ремонтом. А у вас нет. Так что сравнивать вашу сумму арендной платы со стоимостью проката будет неправильно.
НДФЛ, ВС и ЕСВ
Поскольку в таком случае имеет место продажа услуг, пусть и своему наемному работнику, объекта налогообложения НДФЛ, ВЗ и ЕСВ не возникает.
Теоретически во время проверки налоговики могут попытаться воспользоваться пп. «е» пп. 164.2.17 НКУ, согласно которому в доход включается сумма индивидуальной скидки от обычной цены (стоимости) товаров (работ, услуг). Однако, если предприятие ранее не осуществляло деятельность по предоставлению в аренду аналогичных автомобилей, применить положения этого подпункта будет крайне сложно.
Ссуда авто
Согласно ч.1 ст. 827 ГКУ по договору ссуды одна сторона (ссудодатель) безвозмездно передает или обязуется передать другой стороне (пользователю) вещь для пользования в течение установленного срока.
Однако следует учитывать, что согласно ч. 2 ст. 829 ГКУ юридическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность, не может передавать вещи в безвозмездное пользование лицу, являющемуся его учредителем, участником, руководителем, членом его органа управления или контроля. Таким образом, если наемный работник одновременно является учредителем и/или директором предприятия, он не сможет взять автомобиль в ссуду.
Учитывая, что согласно ч. 2 ст. 827 ГКУ пользование вещью считается безвозмездным, если стороны прямо договорились об этом, в договоре ссуды необходимо четко прописать, что пользование машиной является бесплатным.
Также в договоре ссуды авто следует отметить, что техническое обслуживание и/или ремонт, а также заправка авто осуществляется пользователем за свой счет.
Отдельно нужно упомянуть, что если машина будет использоваться не полный рабочий день, а несколько часов, об этом тоже необходимо отметить в договоре, поскольку этот нюанс имеет непосредственное влияние на налогообложение.
Нужно ли удостоверять договор ссуды нотариально?
По этому вопросу до сих пор идут споры. Так, согласно ч. 4 ст. 828 ГКУ договор ссуды транспортного средства (кроме наземных самоходных транспортных средств), в котором хотя бы одной стороной является физическое лицо, заключается в письменной форме и подлежит нотариальному удостоверению.
На сегодняшний день суды в основном придерживаются позиции, что легковой автомобиль является «наземным самоходным транспортным средством», поэтому договор ссуды авто не требует нотариального удостоверения (как пример, решение от 17.02.2015 дело № 822/59/15, от 29.01.2018 дело № 812 /1821/17, от 18.04.2019 по делу №537/267/19 и т.п.). Однако налоговики занимают противоположную позицию и настаивают на нотариальном удостоверении подписей на договоре ссуды, если одна из сторон – физлицо (как пример, письмо ГУ ГФС в Ровенской области от 19.04.2016 № 865/10/17-00-15-02-10).
По моему личному мнению, проще будет заверить договор ссуды нотариально, чем каждый раз бить себя в грудь, доказывая всем и каждому (от патрульного до налоговика), что это не нужно.
Как и в случае аренды, передача авто от заемщика пользователю подтверждается актом приема-передачи, который может быть составлен в произвольной форме.
Налог на прибыль
Дохода, подлежащего налогообложению в случае предоставления автомобиля работнику в ссуду, не возникает. Единственное, на что может повлиять предоставление автомобиля в ссуду – это начисление амортизации, и вот здесь есть два варианта.
Первый – если договором предусмотрено предоставление автомобиля в ссуду всего на несколько часов, а остальное время он продолжает использоваться для хозяйственной деятельности. В таком случае необходимости переводить его в непроизводственные основные средства или выводить из эксплуатации нет. А значит, начисление амортизации будет проводиться в обычном порядке.
Конечно, налоговики могут придерживаться другого мнения. Что ж, если у них есть время и вдохновение, они могут заняться расчетом, на какую сумму нужно уменьшить амортизационные начисления за 2 часа в день, когда авто было в ссуде. Вряд ли там будет внушительная сумма.
А вот во втором случае, когда авто передано в ссуду на весь день и/или кроме как пользователем больше не используется в хозяйственной деятельности, начисление амортизации следует прекратить.
Ну и учитывая, что предприятие находится в простое, стоит вообще решить вопрос о целесообразности начисления амортизации.
Так в ЗИР в настоящее время размещена консультация, согласно которой не подлежат амортизации в соответствии с пп. 138.3.1 НКУ только основные средства, не предназначенные для использования в хозяйственной деятельности налогоплательщика (непроизводственные), а также находящиеся на консервации. То есть речь о неначислении амортизации из-за простоя не идет.
Вместе с тем налоговики на местах очень любят во время проверок исключать из расходов амортизационные начисления в случае, когда то или иное оборудование не используется в производственной деятельности, в частности из-за простоя или остановки производства.
По моему мнению, в таком случае целесообразно подать запрос и получить ИПК о необходимости начисления или неначисления амортизации в период простоя.
НДС
Предоставление автомобиля в ссуду на безвозмездной основе является предоставлением услуг в понимании пп. пп. «в» пп. 14.1.185 НКУ, а минимальной налогооблагаемой базой в таком случае будет обычная цена (п. 188.1 НКУ).
Необходимость корректировки налогового кредита в случае предоставления автомобиля в ссуду достаточно вариативна.
Так в случае, когда автомобиль передан в ссуду всего на несколько часов и он не переводится в непроизводственные средства и продолжает использоваться в производственной деятельности, основания для начисления «компенсирующих» налоговых обязательств (п. 198.5 НКУ), исходя из балансовой (остаточной) стоимости (п. 189.1 НКУ), отсутствуют.
А вот в случае передачи авто в ссуду на длительный срок и неиспользования его в хозяйственной деятельности налоговики могут настаивать на необходимости начислить налоговые обязательства (исходя из налогооблагаемой базы, определенной в соответствии с п. 189.1 НКУ) и составлять не позднее последнего дня отчетного (налогового) периода, а также зарегистрировать в Едином реестре налоговых накладных сводную налоговую накладную.
Здесь следует отметить, что ГНС Украины в одной из своих консультаций пришла к выводу, что поскольку при совершении операции по приостановке эксплуатации производственного оборудования такое оборудование не используется в операциях, перечисленных в п. 198.5 НКУ, а по-прежнему продолжает находиться в статусе предназначенного для использования в хозяйственной деятельности плательщика (в операциях, облагаемых НДС), то налоговые обязательства по НДС в соответствии с п. 198.5 НКУ не начисляются (ИПК ГНС от 23.03.2020 г. № 1195/6/99-00-07-03- 02-06/ИПК).
Так что у вас по существу есть два варианта, как поступить:
— или направить в ГНС Украины запрос на индивидуальную налоговую консультацию и получить для вашего предприятия ИПК аналогичного содержания (если они ее предоставят), чтобы в дальнейшем, если что, избежать «претензий» от местных налоговиков;
— или, на всякий случай, все же начислять «компенсирующие» налоговые обязательства по НДС, ну а затем после возврата авто со ссуды, перевода его в состав производственных внеоборотных активов и начала использования его в налогооблагаемых операциях в пределах хозяйственной деятельности, уменьшить сумму налоговых обязательств, начисленных в соответствии с абз.1 п.198.5 НКУ, на основании расчета корректировки к налоговой накладной (абз. 6 п.198.5 НКУ).
А как лучше поступить в ситуации с НДС, здесь решать только вам.
НДФЛ, ВС, ЕСВ
Скорее всего, с вероятностью 99,99% в случае предоставления авто в ссуду на безвозмездной основе налоговики будут настаивать на налогообложении «дополнительного блага» исходя из положений пп. «е» пп. 164.2.17 НКУ (исходя из обычной цены, использованной для начисления НДС).
Как вариант, можно попытаться получить в ГНС Украины ИПК, нужно ли начислять НДФЛ и ВЗ в случае предоставления авто в ссуду, возможно вам улыбнется удача. Но без ИПК, которая бы «освобождала» от налогообложения, НДФЛ и ВЗ лучше все же начислять и платить.
Что касается ЕСВ, то, поскольку это не трудовые отношения, начислять его не нужно.
Дополнительные социальные гарантии
Право на пользование авто в случае перевода в простой или приостановление трудового договора (либо в другое нерабочее время) может быть закреплено в трудовом договоре, заключенном с работником (в разделе «Оплата труда») и/или в коллективном договоре.
В этом случае такое использование автомобиля станет одной из форм натуральной оплаты труда.
Учитывая это, чтобы не увеличивать налогооблагаемую базу НДФЛ и ВЗ, в трудовом и/или коллективном договоре следует прописать, что техническое обслуживание и/или ремонт, а также заправка авто осуществляется работником за свой счет, а также определить период времени (количество часов или дней) пользования автомобилем (поскольку это влияет на определение налогооблагаемой базы).
Налог на прибыль и НДС
Поскольку такое использование авто – натуральная форма оплаты труда, это полностью снимает вопрос начисления амортизации, ведь авто продолжает использоваться в хозяйственной деятельности (пусть и таким немного «извращенным» способом). Амортизация на него продолжает начисляться в обычном порядке.
Ну и учитывая, что при такой натуральной оплате труда фактически происходит реализация услуг по пользованию автомобилем (стоимость которых засчитывается в счет оплаты труда), сумма возможной «арендной платы» включается в состав доходов предприятия (а также подлежит налогообложению НДС) по правилам, аналогичным для случая с арендой, которые уже были описаны в этой статье ранее.
НДФЛ, ВС, ЕСВ
Как любая натуральная оплата труда, доход от такого использования авто (определенный исходя из обычных цен) будет облагаться НДФЛ с применением нормы п. 164.5 НКУ, которая предусматривает применение к таким доходам «натурального» коэффициента, вычисленного по соответствующей формуле (при ставке НДФЛ 18% он равен 1,219512).
Что касается ВЗ, то раньше налоговики в своих ИПК придерживались позиции, что ВЗ нужно начислять исходя из обычной цены без применения коэффициента, предусмотренного п. 164.5 НКУ (ИПК от 20.11.2015 г. № 24759/6/99-99-17-02 -01-15, от 08.06.2016 г. № 12626/6/99-99-13-02-03-15 и т.д.). Однако, чтобы обезопасить себя от претензий налоговиков «на местах», целесообразно получить «собственную» ИПК по этому вопросу.
Ну и как любая натуральная оплата труда, такие неденежные выплаты будут облагаться ЕСВ на общих основаниях для таких операций. То есть без применения каких-либо коэффициентов.
Использование горюче-смазочных материалов
Во всех трех вариантах, перечисленных выше, я неоднократно указывал на тот факт, что в договорах (аренды, ссуды, трудовом или коллективном) обязательно необходимо отметить, что заправка авто осуществляется пользователем.
Ведь если в авто, которое передано в аренду (ссуду и т.п.) работнику, будет «вливаться» ГСМ предприятия, это будет расцениваться как бесплатная передача-реализация этого ГСМ. Ну а дальше любое безвозмездное использование горючего работником налоговая, скорее всего, будет расценивать как его продажу с соответствующими негативными последствиями.
Ведь в случае продажи горючего юрлицо должно иметь лицензию (в данном случае на розничную торговлю ГСМ) и быть зарегистрированным как плательщик акцизного налога. Ну а в случае отсутствия лицензии и неосуществления предварительной регистрации плательщиком акцизного налога, предприятие, осуществившее такую безвозмездную передачу ГСМ, ждут сумасшедшие штрафы.
Следовательно, независимо от выбранного варианта (аренда, ссуда, дополнительное благо) в договоре следует отметить, что при возврате машин объем горючего в баке должен быть не меньше, чем при ее передаче сотруднику. Ну и соответственно в акте приема-передачи тоже следует указывать остаток горючего как при передаче авто, так и при его возвращении. Идеальным был бы вариант, когда, например, предприятие передало пользователю машину условно с 5 литрами горючего в баке, и возвращается авто тоже с 5 литрами в баке.
Выводы
Как видите, как я и сказал в самом начале, самым оптимальным, по моему мнению, способом использования авто работниками в случае их перевода в простой или приостановки их трудовых договоров будет предоставление этих авто им в аренду. Ну а вы можете выбрать тот способ, который наиболее подходит именно вам.
Ну а если вам нужна консультация по вопросам налогообложения, государственной регистрации бизнеса и/или общественных формирований, внесению изменений в регистрационные данные ФЛП или юрлица, вы тоже всегда можете обратиться ко мне>>>
Чтобы не пропустить важную информацию, подписывайтесь на мой телеграм-канал "Налоговый консультант".
Если моя статья вам понравилась или оказалась для вас полезной, можете сказать "спасибо", 🙂 перечислив любую сумму - на ваше усмотрение:
Просто нажав на кнопку: СПАСИБО!
Другие интересные статьи по налогообложению.
- Ставка единого налога и ЕСВ для предпринимателей в 2022 году.
- Акциз и лицензия для продажи электронных сигарет.
- Как избежать уплаты ЕСВ с «заработной платы» наемных сотрудников.
- Кто обязан платить налог на недвижимость в Харькове.
- Как зарегистрировать благотворительный фонд и/или общественную организацию.