Використання службового автотранспорту під час простою та в неробочий час
Як не дивно, однак зараз є непоодинокі випадки, коли підприємство не працює через війну, однак працівники продовжують користуватися службовими авто. Тож як у керівника, так і у бухгалтера такого підприємства виникає питання: як оформити таке використання автотранспорту під час простою і чи потрібно взагалі це робити.
Скажу відразу: у випадку, якщо підприємство повністю або частково не працює, а працівників відправлено на простій (або дію трудових договорів призупинено), пов’язати використання службових автомобілів з виробничою необхідністю та включити до витрат підприємства вартість використаного пального, на жаль, не вийде.
Чи потрібно тоді взагалі якось оформляти використання службових авто працівниками, що знаходяться в простої? Однозначно, так.
Адже якщо хтось з них потрапить у ДТП, перше питання, яке виникне у правоохоронних органів: «На якій підставі ця особа користується машиною?». Також не варто забувати, що у випадку відсутності належного оформлення використання авто відшкодовувати завдану внаслідок ДТП шкоду буде саме підприємство як його власник.
Тож щоб зняти із себе ризики, використання авто працівниками, що знаходяться в простої, краще все ж таки оформити.
Як на мій погляд, це можна зробити у такі три способи: оренда, позичка, додаткові соціальні гарантії в межах трудового договору (соцпакет).
Зміст
Оренда авто
Укласти з працівником, що знаходиться в простої, договір оренди автомобіля – це найпростіший і найоптимальніший (з точки зору оподаткування) спосіб оформити користування авто фактично у неробочий час.
Перевага цього способу над рештою в тому, що суму орендної плати можна встановити будь-яку. Єдине, що варто зробити, якщо ми маємо на меті, щоб сума оренди була якомога меншою, – скласти та затвердити калькуляцію вартості послуг з оренди авто.
Під час складання калькуляції можна відштовхнутись від суми амортизації, додавши загальновиробничі витрати та якийсь мінімальний прибуток.
Оскільки одна зі сторін договору – це фізособа, такий договір оренди укладається в письмовій формі та підлягає нотаріальному посвідченню. Факт передачі авто буде підтверджувати акт приймання-передачі.
Надання безпосередньо послуг оренди буде підтверджувати акт приймання-передачі послуг.
Окремо слід зазначити, що в договорі оренди варто передбачити, що на період його дії як заправка, так і ремонт та/або технічне обслуговування авто здійснюється за рахунок орендаря.
Податок на прибуток та ПДВ
Абсолютно стандартне оподаткування, як будь-якого іншого доходу від реалізації якихось послуг. Нарахована сума орендної плати (за мінусом ПДВ) включається до доходу підприємства.
Що стосується ПДВ-зобов’язань, які мають нараховуватись на суму, що є не нижчою за звичайні ціни, то в цьому випадку, якщо підприємство не надавало аналогічні авто в оренду раніше, звичайною ціною буде сума орендної плати, зазначена в договорі.
Звичайно є ризик, що податківці спробують донарахувати ПДВ, виходячи з вартості оренди таких самих авто, що надаються в оренду фірмами з прокату. Однак такі донарахування можна буде оскаржити. Адже у вартість оренди прокатного авто входить техобслуговування з ремонтом. А у вас ні. Тож і порівнювати вашу суму орендної плати з вартістю прокату буде неправильним.
ПДФО, ВЗ і ЄСВ
Оскільки в такому випадку має місце продаж послуг, хай і своєму найманому працівнику, об’єкта оподаткування ПДФО, ВЗ та ЄСВ не виникає.
Теоретично під час перевірки податківці можуть спробувати скористатись пп. «е» пп. 164.2.17 ПКУ, згідно з яким до доходу включається, зокрема, сума знижки звичайної ціни (вартості) товарів (робіт, послуг), індивідуально призначеної для фізособи. Однак, якщо підприємство раніше не здійснювало діяльність з надання в оренду аналогічних автомобілів, застосувати положення цього підпункту буде вкрай складно.
Позичка авто
Згідно ч.1 ст. 827 ЦКУ за договором позички одна сторона (позичкодавець) безоплатно передає або зобов’язується передати другій стороні (користувачеві) річ для користування протягом встановленого строку.
Однак слід враховувати, що згідно з ч. 2 ст. 829 ЦКУ юридична особа, яка здійснює підприємницьку діяльність, не може передавати речі у безоплатне користування особі, яка є її засновником, учасником, керівником, членом її органу управління або контролю. Таким чином, якщо найманий працівник є одночасно засновником та/або директором підприємства, він не зможе взяти автомобіль у позичку.
Враховуючи, що згідно з ч. 2 ст. 827 ЦКУ користування річчю вважається безоплатним, якщо сторони прямо домовилися про це, в договорі позички необхідно чітко прописати, що користування машиною є безкоштовним.
Також у договорі позички авто варто зазначити, що технічне обслуговування та/або ремонт, а також заправка авто здійснюється користувачем власним коштом.
Окремо слід зазначити, що якщо машина буде використовуватись не повний робочий день, а лише декілька годин, про це теж необхідно зазначити в договорі, оскільки цей нюанс має безпосередній вплив на оподаткування.
Чи потрібно посвідчувати договір позички нотаріально?
З цього питання досі точаться суперечки. Так, відповідно до ч. 4 ст. 828 ЦКУ договір позички транспортного засобу (крім наземних самохідних транспортних засобів), у якому хоча б однією стороною є фізична особа, укладається у письмовій формі та підлягає нотаріальному посвідченню.
На сьогодні суди здебільшого тримаються позиції, що легковий автомобіль є «наземним самохідним транспортним засобом», тож договір позички авто не потребує нотаріального посвідчення (як приклад, рішення від 17.02.2015 справа № 822/59/15, від 29.01.2018 справа № 812/1821/17, від 18.04.2019 по справі №537/267/19 тощо). Однак податківці займають протилежну позицію та наполягають на нотаріальному посвідченні підписів на договорі позички, якщо одна зі сторін – фізособа (як приклад, лист ГУ ДФС у Рівненській області від 19.04.2016 № 865/10/17-00-15-02-10).
Як на мій особистий погляд, простішим буде посвідчити договір позички нотаріально, ніж кожного разу бити себе в груди, доводячи всім і кожному (від патрульного до податківця), що це не потрібно.
Як і у випадку оренди, передача авто від позичальника користувачу має підтверджуватись актом приймання-передачі, який може бути складений у довільній формі.
Податок на прибуток
Доходу, який би підлягав оподаткуванню у випадку надання автомобіля працівнику у позичку, не виникає. Єдине, на що може вплинути надання автомобіля в позичку, – це нарахування амортизації, і ось тут є два варіанти.
Перший – якщо договором передбачено надання автомобіля в позичку лише на декілька годин, а решту часу він продовжує використовуватись для господарської діяльності. В такому разі необхідності переводити його в невиробничі основні засоби чи виводити з експлуатації немає. А отже нарахування амортизації буде здійснюватись у звичайному порядку.
Звісно що податківці можуть триматися іншої думки. Що ж, якщо в них є час та натхнення, вони можуть зайнятися обрахунком, на яку суму потрібно зменшити амортизаційні нарахування за 2 години на день, коли авто було в позичці. Навряд чи там буде значна сума.
А от у другому випадку, коли авто передано в позичку на весь день та/або окрім як користувачем більше не використовується в господарській діяльності, нарахування амортизації варто припинити.
Ну і враховуючи, що підприємство перебуває у простої, варто взагалі вирішити питання доцільності нарахування амортизації.
Так у ЗІР на цей час розміщено консультацію, відповідно до якої не підлягають амортизації відповідно до пп. 138.3.1 ПКУ лише основні засоби, не призначені для використання в господарській діяльності платника податку (невиробничі), а також ті, що знаходяться на консервації. Тобто мова про ненарахування амортизації через простій не йде.
Разом з тим податківці на місцях дуже полюбляють під час перевірок виключати з витрат амортизаційні нарахування у випадку, коли те чи інше обладнання не використовується у виробничій діяльності, зокрема через простій чи зупинення виробництва.
Тож як на мій особистий погляд, у такому випадку було б доцільним надати запит та отримати ІПК щодо необхідності нарахування чи ненарахування амортизації у період простою.
ПДВ
Надання автомобіля в позичку на безоплатній основі є постачанням послуг у розумінні пп. «в» пп. 14.1.185 ПКУ, а мінімальною базою оподаткування в такому випадку буде звичайна ціна (п. 188.1 ПКУ).
Необхідність коригування податкового кредиту у випадку надання автомобіля в позичку є доволі варіативною.
Так у випадку, коли автомобіль передано в позичку лише на декілька годин і він не переводиться до невиробничих засобів та продовжує використовуватись у виробничій діяльності, підстави для нарахування «компенсуючих» податкових зобов’язань (п. 198.5 ПКУ), виходячи з балансової (залишкової) вартості (п. 189.1 ПКУ), відсутні.
А от у випадку передачі авто у позичку на тривалий термін та невикористання його у господарській діяльності податківці можуть наполягати на необхідності нарахувати податкові зобов’язання (виходячи з бази оподаткування, визначеної відповідно до п. 189.1 ПКУ) та складати не пізніше останнього дня звітного (податкового) періоду і реєструвати в Єдиному реєстрі податкових накладних зведену податкову накладну.
Тут варто зазначити, що ДПС України в одній зі своїх консультацій дійшла висновку, що оскільки при здійсненні операції з призупинення експлуатації виробничого обладнання таке обладнання не використовується в операціях, перерахованих у п. 198.5 ПКУ, а як і раніше продовжує перебувати у статусі призначеного для використання в господарській діяльності платника (в операціях, що оподатковуються ПДВ), то податкові зобов’язання з ПДВ відповідно до п. 198.5 ПКУ не нараховуються (ІПК ДПС від 23.03.2020 р. № 1195/6/99-00-07-03-02-06/ІПК).
Тож у вас по суті є два варіанти, як вчинити:
– або направити до ДПС України запит на індивідуальну податкову консультацію та отримати для вашого підприємства ІПК аналогічного змісту (якщо вони її нададуть), щоб надалі, якщо що, уникнути «претензій» від місцевих податківців;
– або, про всяк випадок, все ж таки нараховувати «компенсуючі» податкові зобов’язання по ПДВ, ну а потім після повернення авто з позички, переведення його до складу виробничих необоротних активів та початку використання його в оподатковуваних операціях у межах господарської діяльності, зменшити суму податкових зобов’язань, що були нараховані відповідно до абз.1 п.198.5 ПКУ, на підставі розрахунку коригування до податкової накладної (абз. 6 198.5 ПКУ).
А як краще вдіяти в ситуації з ПДВ, тут вирішувати тільки вам.
ПДФО, ВЗ, ЄСВ
Скоріш за все, з ймовірністю 99,99% у випадку надання авто в позичку на безоплатній основі податківці будуть наполягати на оподаткуванні «додаткового блага», виходячи з приписів пп. «е» пп. 164.2.17 ПКУ (виходячи зі звичайної ціни, використаної для нарахування ПДВ).
Як варіант, можна спробувати отримати в ДПС України ІПК, чи потрібно нараховувати ПДФО та ВЗ у випадку надання авто у позичку, можливо вам усміхнеться вдача. Але без ІПК, яка б «звільняла» від оподаткування, ПДФО та ВЗ краще все ж таки нараховувати та сплачувати.
Що стосується ЄСВ, то оскільки це не трудові відносини, нараховувати його непотрібно.
Додаткові соціальні гарантії
Право на користування авто у випадку переведення у простій чи призупинення трудового договору (або в інший неробочий час) може бути закріплене в трудовому договорі, укладеному з працівником (у розділі «Оплата праці») та/або в колективному договорі.
У такому випадку таке використання автомобіля буде однією з форм натуральної оплати праці.
З огляду на це, щоб не збільшувати базу оподаткування ПДФО та ВЗ, в трудовому та/або колективному договорі варто прописати, що технічне обслуговування та/або ремонт, а також заправка авто здійснюється працівником за власний рахунок, а також визначити період часу (кількість годин чи днів) користування авто (оскільки це впливає на визначення бази оподаткування).
Податок на прибуток та ПДВ
Оскільки таке використання авто –натуральна форма оплати праці, це повністю знімає питання нарахування амортизації, адже авто продовжує використовуватись у господарській діяльності (хай і в такий трохи «збочений» спосіб). Тож амортизація на нього продовжує нараховуватись у звичайному порядку.
Ну і враховуючи, що при такій натуральній оплаті праці фактично відбувається реалізація (постачання) послуг з користування автомобілем (вартість яких зараховується в рахунок оплати праці), сума можливої «орендної плати» включається до складу доходів підприємства (а також підлягає оподаткуванню ПДВ) за правилами, аналогічними для випадку з орендою, які вже були описані в цій статті раніше.
ПДФО, ВЗ, ЄСВ
Як будь-яка натуральна оплата праці, дохід від такого використання авто (визначений виходячи зі звичайних цін) буде оподатковуватись ПДФО із застосуванням норми п. 164.5 ПКУ, яка передбачає застосування до таких доходів «натурального» коефіцієнта, обрахованого за відповідною формулою (при ставці ПДФО 18 % він дорівнює 1,219512).
Що стосується ВЗ, то раніше податківці у своїх ІПК трималися позиції, що ВЗ потрібно нараховувати виходячи зі звичайної ціни без застосування коефіцієнта, передбаченого п. 164.5 ПКУ (ІПК від 20.11.2015 р. № 24759/6/99-99-17-02-01-15, від 08.06.2016 р. № 12626/6/99-99-13-02-03-15 тощо). Однак щоб убезпечити себе від претензій податківців «на місцях», доцільно отримати «власну» ІПК з цього питання.
Ну і як будь-яка натуральна оплата праці, такі негрошові виплати будуть оподатковуватись ЄСВ на загальних підставах для таких операцій. Тобто без застосування будь-яких коефіцієнтів.
Використання паливно-мастильних матеріалів
У всіх трьох варіантах, перелічених вище, я неодноразово вказував на той факт, що в договорах (оренди, позички, трудовому чи колективному) обов’язково необхідно зазначити, що заправка авто здійснюється користувачем.
Адже якщо в авто, яке передано в оренду (позичку тощо) працівнику, «вливатиметься» ПММ підприємства, це розцінюватиметься як безкоштовна передача-реалізація цього ПММ. Ну а далі будь-яке безоплатне використання пального працівником податкова скоріш за все буде розцінювати як його продаж з відповідними негативними наслідками.
Адже у випадку продажу пального юрособа повинна мати ліцензію (в такому випадку на роздрібний продаж) та бути зареєстрованою як платник акцизного податку. Ну а у разі відсутності ліцензії та нездійснення попередньої реєстрації платником акцизного податку, на підприємство, що здійснило таку безоплатну передачу ПММ, чекають шалені штрафи.
Отже, незалежно від обраного варіанту (оренда, позика, додаткове благо) в договорі варто зазначити, що при поверненні машин обсяг пального в баку має бути не меншим, ніж при її передачі співробітнику. Ну і відповідно в акті приймання-передачі теж варто вказувати залишок пального як при передачі авто, так і при його поверненні. Ідеальним був би варіант, коли, як приклад, підприємство передало користувачу машину умовно з 5 літрами пального в баку, і повертається авто теж з 5 літрами в баку.
Висновки
Як бачите, як я і сказав на самому початку, найоптимальнішим, як на мій погляд, способом використання авто працівниками у випадку їхнього переведення в простій чи призупинення їхніх трудових договорів буде надання цих авто їм в оренду. Ну а ви можете обрати той спосіб, який найбільше підходить саме вам.
Ну а якщо вам потрібна консультація з питань оподаткування, ведення господарської діяльності, державної реєстрації чи ліквідації бізнесу та/або громадських формувань, внесення змін у реєстраційні дані ФОП або юрособи, ви також завжди можете звернутись до мене по допомогу>>>
Щоб не пропустити важливу інформацію, підписуйтесь на мій телеграм-канал «Податковий консультант».
Якщо моя стаття вам сподобалася або виявилася для вас корисною, можете сказати "дякую", 🙂 перерахувавши будь-яку суму - на ваш розсуд :
Просто натиснувши на кнопку: ДЯКУЮ!
Інша корисна інформація на сайті «Податковий консультант»:
1) Статті із оподаткування та держреєстрації:
- Все про надання звітності;
- Єдиний податок;
- Податок на додану вартість;
- Готівка РРО та ПРРО;
- Перевірки та штрафи;
- Реєстрація та внесення змін.
2) Бланки первинних документів та договорів.
3) Матеріали (статті) із системи ЗІР ДПС України.
4) Нормативно - правові документи та рішення суду.