Застосування паливних карток для придбання та використання пального
Застосування паливних карток (далі – ПК) на рівні з талонами на паливно-мастильні матеріали (далі – ПММ) є доволі зручним способом оптового придбання ПММ з подальшим їхнім використанням у міру потреби.
Однак на відміну від талонів, використання яких хоча б частково врегульовано Інструкцією про порядок приймання, транспортування, зберігання, відпуску та обліку нафти й нафтопродуктів на підприємствах і організаціях України, затвердженої спільним Наказом Мінпаливенерго України, Мінтрансзв’язку України, Мінекономіки України, Держспоживстандарту України від 20.05.2008 року № 281/171/578/155 (далі – Інструкція №281), щодо паливних карток жодні законодавчі та підзаконні нормативно-правові документи на сьогодні відсутні. Разом з тим, використання ПК жодним чином не суперечить чинному законодавству (лист від 25.02.2008 р. № 563-04/09/14-08 Державного департаменту автотранспорту), якщо сторони договору (продавець та покупець ПММ) дійшли згоди щодо їхнього використання.
З огляду на вищевказане, основними документами, які регулюють використання ПК будуть: договір, укладений з постачальником ПММ, та внутрішні розпорядчі документи підприємства, що придбало ПММ з подальшим їхнім використанням шляхом застосування ПК.
За своєю природою ПК є смарт-карткою з вмонтованим мікроконтролером, що слугує носієм та обробником інформації, яка одночасно є засобом ідентифікації отримувача ПММ.
Зміст
Види паливних карток та особливості застосування кожного з них
На цей час застосовують два види ПК: «грошові» та «літрові». Кожен з цих видів має свої особливості як при укладанні договору, так і в частині документального оформлення.
«Літрові» ПК
Головна особливість «літрових» ПК у тому, що вони дозволяють зафіксувати ціну на ПММ на момент їхнього придбання. Так, при використанні таких карток підприємство купує оптом якийсь об’єм ПММ. При цьому після придбання ПММ залишається на відповідальному зберіганні у продавця (постачальника), в той час як покупець отримує паливні картки, на кожній з яких міститься інформація про обсяг пального в літрах, який можна отримати за її допомогою. З огляду на вказане, кожна «літрова» ПК видається на окремий вид пального (дизпаливо, бензин А-92, А-95 тощо).
Зважаючи на це, договір про придбання ПММ з наступним його отриманням за допомогою «літрових» ПК зокрема, але не виключно, має містити:
1) марку та вид ПММ;
2) обсяг ПММ;
3) ціну за одиницю в розрізі видів і марок ПММ та їхню загальну вартість;
4) спосіб отримання ПММ (за допомогою ПК);
5) момент переходу права власності на ПММ (дата видачі первинного документа);
6) перелік АЗС, на яких його можна отримати;
7) чиєю власністю є сама ПК (продавця чи покупця);
8) інформацію про те, що надання ПК є достатньою підставою для отримання ПММ і не потребує надання додаткових документів (довіреності тощо) та є одночасно засобом ідентифікації отримувача ПММ;
9) вид розрахункового документа, який буде видаватися водієві як підтвердження відпуску ПММ («списання» ПММ з картки).
Договір в обов’язковому порядку також має містити положення про те, що придбані ПММ залишаються у продавця (постачальника) на відповідальному зберіганні, а їхній відпуск здійснюється в разі потреби на вимогу покупця. Також у ньому може бути зазначено про обов’язок постачальника (зберігача) надавати покупцеві (поклажодавцю) узагальнену інформацію про відпуск ПММ з відповідального зберігання.
Факт придбання ПММ за таким договором може підтверджувати видаткова накладна або акт приймання-передачі ПММ. Але це може бути і будь-який інший первинний документ, зміст якого відповідає вимогам Закону України від 16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон №996) та Положенню про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого Наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 року № 88 (далі – Положення №88).
Оскільки право власності на ПММ за таким договором переходить до покупця одразу, видаткова накладна (чи інший первинний документ) на придбання ПММ видається покупцеві одночасно з паливними картками. В такому випадку дата видачі видаткової накладної (іншого первинного документа) фіксує і перехід права власності на ПММ до покупця.
З огляду на вищевказане оприбуткування ПММ у покупця відбувається на підставі видаткової накладної (іншого наданого первинного документа), а його повна вартість показується на балансі підприємства по дебету субрахунку 203 «Паливо». Однак, враховуючи той факт, що ПММ, яке вже є власністю підприємства, перебуває на відповідальному зберіганні у продавця (постачальника), його кількість та вартість можна показати на окремому рахунку аналітичного обліку (відокремивши від пального в баках тощо).
Списання оприбуткованого пального в такому разі буде відбуватися на підставі подорожнього листа автомобіля, до якого додано розрахунковий документ, передбачений договором, що підтверджує отримання водієм пального та його списання з ПК.
Слід зазначити, що всі раніше затверджені форми подорожніх листів на сьогодні скасовані, а їхнє використання необов’язкове. Однак враховуючи, що податківці наполягають на їхньому застосовуванні (а їхня відсутність може призвести до виключення зі складу витрат вартості ПММ під час податкових перевірок), хоч-не-хоч, доведеться їх застосовувати. З цією метою можна взяти вже нечинні форми подорожніх листів (наказу Мінтрансу від 29.12.1995 р. № 488/346 (вантажні авто), наказу Держкомстату від 17.02.1998 р. № 74 (легкові авто)) та «модернізувати» під потреби підприємства, дотримуючись вимог Закону №996 та Положення №88 (зокрема, такий документ має містити не лише обсяг витраченого пального в літрах, а і його вартість). Модернізовані форми подорожніх листів слід затвердити наказом по підприємству.
В кінці місяця можна узагальнити інформацію про використання ПММ, показану в подорожніх листах, склавши акт про списання ПММ. Але це необов’язково. Самі по собі подорожні листи, які містять інформацію, що підтверджує роботу автомобіля, зокрема, але не виключно, такі технічні нюанси, як робочий пробіг, кількість палива до та після поїздки, кількість залитого палива, кількість використаного палива, показники одометра та датчика рівня палива в автомобілі, – є достатньою підставою для списання ПММ.
Звертаємо увагу, що списанню та віднесенню на витрати підприємства підлягає саме використане пальне. Саме ж отримання пального на АЗС не є витрачанням палива.
«Грошові» ПК
У випадку використання «грошових» ПК покупець перераховує постачальнику (продавцю) попередню оплату за ПММ, яка надалі відбивається на віртуальному рахунку покупця в системі постачальника (продавця). На момент використання грошової ПК на АЗС відбувається списання коштів з такого віртуального рахунку покупця як оплата за ПММ, отримані на АЗС представником покупця (водієм).
Відмінність «грошових» ПК від «літрових» у тому, що у випадку їхнього використання ціна на пальне не фіксується (придбання здійснюється за цінами, встановленими на АЗС на момент відвантаження), а у власність покупця ПММ переходять у момент заправки автомобіля. При цьому отримати ПММ за такими картками можна будь-якого виду та марки.
З огляду на вищевказане, договір про використання «грошових» ПК має містити:
1) суму грошових коштів, що підлягає зарахуванню на віртуальний рахунок покупця та порядок їхнього списання (шляхом використання ПК);
2) можливість та спосіб поповнення віртуального рахунку;
3) момент переходу права власності на ПММ (момент його отримання представником покупця на АЗС, що підтверджується видачею фіскального чека РРО);
4) перелік АЗС, на яких його можна отримати;
5) чиєю власністю є сама ПК (продавця чи покупця);
6) інформацію про те, що надання ПК є достатньою підставою для списання коштів з віртуального рахунку покупця та є одночасно достатнім засобом ідентифікації представника покупця та його повноважень на отримання ПММ.
У договорі також може бути передбачене положення про обов’язок продавця надавати покупцеві узагальнену інформацію про суму списаних коштів (за певний період) та обсяг відпущеного пального в розрізі марок та видів.
Підставою для оприбуткування та відбиття в обліку підприємства ПММ, отриманих за «грошовими» ПК, будуть фіскальні чеки РРО, видані представнику покупця (водію) на АЗС у момент заправки автомобіля.
Ну а списання пального, придбаного за «грошовими» ПК, буде відбуватися в порядку, аналогічному тому, який описано вище для списання пального, отриманого за «літровими» ПК.
Чи потрібно показувати в бухобліку самі паливні картки?
Якщо згідно з договором паливна картка є власністю підприємства, то в бухгалтерському обліку вона показується як будь-які малоцінні швидкозношувані предмети з відповідним відображенням в обліку її передачі працівнику.
Якщо ж паливна картка (картки) є власністю продавця, показувати в бухобліку її отримання та передачу працівнику не потрібно. Ну хіба що можна показати на балансовому обліку, щоб була підстава видати картку конкретній особі під підпис і потім вимагати від неї відповідного звітування.
ПДВ та акциз
Незалежно від того, які ПК використовуються, «літрові» чи «грошові», включення ПДВ до складу податкового кредиту відбуватиметься на підставі податкових накладних, виписаних продавцем (постачальником) за правилом першої події – отриманням передплати за ПММ від покупця. Адже що у першому, що у другому випадку оплата за ПММ передує їхньому отриманню.
Незважаючи на вид ПК, якщо покупець ПММ не є платником акцизного податку, факт надання чи ненадання продавцем (постачальником) акцизної накладної немає жодного значення. Реєструватись платником акцизного податку теж немає потреби, оскільки покупець ані в першому, ані в другому випадку не буде розпорядником акцизного складу в розумінні Податкового кодексу України (далі – ПК).
Ліцензування місць зберігання
Наразі чітка позиція податківців щодо необхідності отримання ліцензії на місця зберігання у випадку придбання пального із застосуванням паливних карток мені не траплялася.
За аналогією з використанням талонів на ПММ, щодо яких ДПС у своїх індивідуальних податкових консультаціях вказувала на відсутність необхідності в отриманні такої ліцензії (ІПК від 24.07.19 р. № 3422/6/99-99-12-02-02-15/ІПК, від 27.05.19 р. № 2383/6/99-99-12-02-02-15/ІПК) можна дійти висновку, що ліцензія на місця зберігання у випадку використання ПК непотрібна.
Це логічно, адже право власності на ПММ до покупця у випадку використання «грошових» ПК переходить у момент заправки автомобіля, а у випадку використання «літрових» ПК право власності хоч і переходить відразу, але покупець не є власником ємностей, де зберігаються ПММ.
Аналогічно ліцензія на місця зберігання непотрібна і на ПММ, що знаходяться в баках авто.
Разом з тим, враховуючи, що будь-яка ІПК є нормативним актом індивідуальної дії для платника податків, що використовує ПММ, доцільно направити запит про надання ІПК з цього питання саме для нього.
Ну а якщо вам потрібна консультація з питань оподаткування, ведення господарської діяльності, державної реєстрації чи ліквідації бізнесу та/або громадських формувань, внесення змін у реєстраційні дані ФОП або юрособи, ви також завжди можете звернутись до мене по допомогу>>>
Щоб не пропустити важливу інформацію, підписуйтесь на мій телеграм-канал «Податковий консультант».
Якщо моя стаття вам сподобалася або виявилася для вас корисною, можете сказати "дякую", 🙂 перерахувавши будь-яку суму - на ваш розсуд :
Просто натиснувши на кнопку: ДЯКУЮ!
Інша корисна інформація на сайті «Податковий консультант»:
1) Статті із оподаткування та держреєстрації:
- Все про надання звітності;
- Єдиний податок;
- Податок на додану вартість;
- Готівка РРО та ПРРО;
- Перевірки та штрафи;
- Реєстрація та внесення змін.
2) Бланки первинних документів та договорів.
3) Матеріали (статті) із системи ЗІР ДПС України.
4) Нормативно - правові документи та рішення суду.